Lo scorso 28 gennaio il Governo ha approvato un disegno di legge, connesso alla Legge di Stabilità 2016, sullo “Smart Working”. Nove articoli, che sembrano ridefinire la visione del rapporto azienda-dipendente e portare il classico modello lavorativo verso una tipologia più flessibile, che rimarrà sempre proiettata verso la produttività tenendo conto della conciliazione tra momenti di vita e tempo di lavoro. Unify, nome di riferimento nel settore delle comunicazioni unificate e real time, suggerisce le regole indispensabili per aziende e dipendenti per adattarsi facilmente al cambiamento cogliendone tutti i benefici. Senza dimenticare che se i vantaggi possono essere molto concreti anche rischi, inefficienze e vincoli possono avere un peso rilevante.

1. Le tre B: Breaks, bits, behaviours: sono le tre variabili fondamentali dell’innovativo metodo di lavoro. Riorganizzare gli spazi fisici, gestire spazi di collaborazione virtuali e adeguare i comportamenti, partendo proprio dai vertici del management, è il passo propedeutico che ogni organizzazione orientata in tal senso deve compiere.

2. Comiciare e terminare la giornata con un rituale. Lavorare da casa non vuol dire passare in modo meccanico dal letto alla scrivania, e viceversa alla sera. È importante riservarsi dei rituali quotidiani: cominciare la giornata con una corsetta al parco, con un caffè al bar sotto casa e terminarla con una telefonata piacevole, piuttosto che un aperitivo con amici, renderà il resto della giornata più produttivo e motivato.

3. Ritagliarsi uno spazio. Lavorare da remoto può presentare innumerevoli vantaggi, ma anche altrettante difficoltà. Scegliere uno spazio fisso in casa dove lavorare in tranquillità è il primo step da compiere.

4. Non cedere alle distrazioni. Comportarsi esattamente come se si stesse lavorando in ufficio, evitare troppe pause, focalizzandosi sul portare a termine il lavoro e rispettare le consegne.

5. Mettere ordine intorno a sé. L’ordine dell’ambiente fisico in cui ci troviamo a lavorare può avere ripercussioni positive sul nostro essere profittevoli. Imporsi di non essere sommersi da cartacce e cose inutili accantonate.

6. Ottimizzare la comunicazione. Ogni dipendente deve ricordare di dare un riscontro sul lavoro svolto. Comunicare i propri intenti ai colleghi non diventa un’azione secondaria, bensì acquisisce ancora più importanza, considerata la distanza fisica. L’incomprensione è sempre dietro l’angolo.

7. H24? No grazie! Lavorare da remoto non significa “continuare a lavorare”. Terminati i compiti prestabiliti si chiude l’ufficio e si rimandano al mattino dopo altre attività non urgenti.

8. Monitorare salute e benessere dei lavoratori
La supervisione delle variabili riferite allo stato psico-fisico dei dipendenti, svolto grazie a dispositivi wearable, ha lo scopo di gestire e mantenere un buon equilibrio tra lavoro e tempo libero.

9. Dotarsi di tecnologie efficienti. Ogni azienda dovrà fornirsi di tecnologie che supportino comunicazione e collaborazione fra i dipendenti cercando di evitare il più possibile gap informativi e disagi nelle interazioni. Le imprese dovranno inoltre considerare prioritario il trend della connessione mobile, adattando i contenuti ai diversi dispositivi e assicurando continuità e funzionalità dei servizi.
Circuit di Unify, ad esempio, è un’app unica che agevola più processi comunicativi di team coinvolti in uno stesso progetto: comunicazioni voce, video, condivisione dello schermo, chat e condivisione di file, renderanno la collaborazione proficua. Circuit si modella seguendo le necessità di ogni business:
a seconda della grandezza e della tipologia della compagnia, esistono diversi packages che si adeguano perfettamente alle caratteristiche dei team coinvolti, e che sono accessibili da svariati devices. Un’app con un potenziale straordinario che lega in modo indissolubile versanti  indispensabili: la creazione di un network, la ricerca e la scoperta di saperi comuni, la condivisione e la mobilità.