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di Futura Pagano*

Personalmente negli ultimi anni grazie agli eventi “digital” sono entrata in contatto con migliaia di persone e ho intessuto relazioni proficue sia dal punto di vista professionale che umano. Colgo l’occasione per condividere alcune riflessioni sull’argomento. Oggi la multimedialità combinata con un uso creativo e strategico della tecnologia digitale e dei social media sta cambiando profondamente la modalità di partecipazione e organizzazione di un evento, rendendolo un’esperienza virale e performante, intrisa di condivisione, partecipazione, conversazione, innovazione, multimedialità e ascolto. In quest’ultimo mese sto preparando il materiale didattico per un nuovo corso formativo che riguarda proprio la progettazione degli eventi con l’uso di strumenti digitali.
Buttando giù tutte le idee e le pratiche raccolte sia da casi di studio che dalla mia esperienza professionale, mi sono accorta che gli aspetti da approfondire sull’argomento sarebbero tantissimi. Mi è venuto anche in mente che in questi anni ho partecipato a centinaia di eventi – e ne ho organizzato qualcuno – e che tutti avevano nell’aspetto organizzativo qualcosa di digitale. Sono altrettanto sicura che potrebbe essere arrivato il momento, con la tecnologia applicata agli eventi ormai matura, per sintetizzare quelle che sono le migliori e le peggiori practice in tema “eventi digitali”.
Ma questo lo lascio fare agli esperti del settore. La creazione di qualsiasi “modello” organizzativo ha la grande opportunità data dal network del crowdsourcing, ovvero tentare di dar luce a qualcosa di nuovo, completo e creativo con il dibattito e la co-creazione del suo contenuto da parte di professionisti del settore ed utenti interessati all’argomento. Io mi limiterò a dare un contributo dal punto di vista della digital strategy applicata all’organizzazione degli eventi. Se vuoi trasformare un importante evento corporate in un’esperienza efficace e di successo per te e il tuo pubblico, questi sono a mio avviso gli aspetti che dovrai curare.

1. Presenza online: sito web o landing page È di primaria importanza creare una sezione o una pagina dedicata all’evento. Puoi decidere di farlo usando una landing page nel sito della realtà organizzativa (solitamente se si tratta di un evento corporate) o creare un microsito apposta per l’occasione. La differenza tra un sito web generico e uno creato ad hoc per sponsorizzare un evento è chiara, soprattutto nella visione, struttura e funzionalità. Il sito web di un evento è un hub per promuovere e creare engagement, ha una sezione con un messaggio informativo più statica e una in cui raccontare giorno dopo giorno la preparazione e l’evoluzione dell’iniziativa (una specie di count down narrativo), più dinamica. Inoltre non dovremo dimenticarci di inserire i widget social e dare visibilità ai protagonisti dell’evento.

2. Comunicare l’evento: ufficio stampa e digital pr L’attività di ufficio stampa di un evento “digital” è molto importante per la riuscita dell’occasione. Con le giuste attività di digital pr potremo scegliere gli influencer da contattare e da coinvolgere nel cercare di creare viralità e buzz sull’evento, ingaggiare opinion leaders, giornalisti e blogger e rendere la loro presenza e attività durante l’evento visibile e proficua Una cosa che non dovremo dimenticare: giornalisti e blogger (per fare solo un esempio) sono “influencer” molto diversi tra loro e probabilmente dovremo rapportarci e prevedere del materiale e delle attività di ingaggio che tengano conto di questo.

3. Social media strategy: come punto di partenza per organizzare l’attività legata all’evento, dovrai decidere se creare dei profili social dedicati o usare gli account della realtà organizzativa. Ogni social, sia Facebook, Twitter o Foursquare, ha le sue potenzialità e funzioni da usare trasversalmente e in sincrono, quindi come creare una strategia per l’evento 3.0? Twitter, per fare un esempio, è uno dei social media che si adatta al meglio alla gestione dell’evento. Attraverso la scelta dell’hashtag, attività di live coverage, la moderazione del live tweeting dei partecipanti, potremo organizzare una perfetta diretta social e interrelazionare il dibattito offline con quello online.

4. Format dell’evento 3.0 : live streaming, chat-online, contenuti e materiale didattico multimediale, speech brevi e tempi di svago: la buona riuscita di un evento 3.0 si gioca anche e soprattutto nella gestione dei tempi e nell’ottimizzazione di piattaforme e contenuti. Tra le pratiche digitali che permettono di aumentare la partecipazione online, il live straming è quello che va per la maggiore, spesso accompagnato dalla possibilità di chattare sulla stessa piattaforma del live mentre si segue la diretta. Un “media event” adatto a essere seguito sia online che offline dovrà necessariamente seguire delle regole e alcuni accorgimenti per risultare snello, fruibile e per mantenere così viva l’attenzione del pubblico presente in sala e di quello che segue online.

5. Format dell’evento 3.0: i contest Ricorda che nell’evento “digital” il pubblico non è mero spettatore, ma protagonista. Per renderlo parte attiva potrai prevedere della attività, contest, interviste, momenti più leisure che esulano dal programma, che mirino a coinvolgere i partecipanti in attività dal potenziale effetto virale e fidelizzante.

6. Monitoring e fidelizzazione: terminano gli speech, cala il sipario, ma quando finisce “realmente” un evento? Puoi capitalizzare sulle conversazioni social prodotte durante la giornata in chiave di ascolto e creazione di contenuto analitico e fidelizzante. Inoltre potrai usare piattaforme e tool dedicati per raccontare ciò che è successo e per condividere e aggregare contenuti (slides, foto, video ecc.). Può essere un modo utile e coinvolgente per mantenere viva l’attenzione e la partecipazione degli utenti.

 

* Futurap è Futura Pagano, salentina amante della buona cucina, della rete e del pensiero laterale. Mi occupo di comunicazione e di social collaboration, aiutando le aziende a scoprire e a cogliere tutte le opportunità del digitale e del web 2.0. Sono consulente per agenzie di social media marketing, redattrice per testate di settore hi-tech, con un passato in Egorego, Coldiretti, Wunderman – network di agenzie internazionali specializzate in digital marketing.Oggi freelance, docente e project manager di una scuola di formazione sulle discipline del digitale.

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