Le caratteristiche del nuovo Office 2016 che esalta le funzionalità del cloud e permette di utilizzarlo ovunque con tutti i dispositivi
È uscita da poco l’ultima versione della suite più conosciuta al mondo. Parliamo di Microsoft Office 2016 che, dopo tre anni dall’ultima versione, torna in una veste nuova e promette di cambiare il modo di scrivere un documento di testo, conservare i dati o tenere i conti aziendali. Microsoft ha ormai cambiato rotta rispetto al passato, concentrandosi maggiormente sulla condivisione dei suoi applicativi e la disponibilità via cloud dei documenti. Ma vale davvero la pena passare a questa versione?
Proviamo a indagare le caratteristiche di questo nuovo prodotto per capire meglio se investire o meno nel nuovo Office.
POTERE AL CLOUD
Se la versione del 2013 si era concentrata sulla conservazione dei documenti nel cloud, il nuovo Office 2016 è andato oltre, potenziando questo aspetto; infatti ora per l’utilizzo di Word, Excel e tutti gli altri strumenti non si sarà più legati ad un singolo pc o laptop . Grazie alla nuvoletta magica, si potrà creare un documento sul computer di casa e modificarlo a piacimento anche al parco o al pub tramite smartphone o tablet, senza paura di dover trasferire fisicamente il file da un dispositivo all’altro.
Se invece si fa un giro tra gli strumenti principali della suite ecco che arrivano le note dolenti. Ci sono davvero pochi cambiamenti dalle versioni dal 2007 in poi. Se si escludono 6 nuovi tipi di tabelle da utilizzare in Excel e una nuova skin grigia, molto elegante e che bene si abbina al nuovo look di Windows 10, possiamo sostenere che non siano stati apportati miglioramenti significativi da giustificare l’acquisto di Office 2016.
NOVITÀ DI WORD
Alcune migliorie si possono trovare in Word, di sicuro il programma più utilizzato di tutto il pacchetto. È stata inserita la funzione “Tell me” (letteralmente “Dimmi”) grazie alla quale sarà più facile utilizzare quelle funzioni con le quali abbiamo meno confidenza ed avere un esperto sempre a portata di tastiera. Se infatti dovessimo avere delle difficoltà nell’inserire una tabella, basterà scrivere “come inserire una tabella” per avere sullo schermo la risposta che cercavamo. Non è un’innovazione sostanziale, ma qualcosa di gradito per molti, soprattutto i meno esperti.
Ma la nuova funzione più interessante e utile per chi si serve di Office per lavoro è la possibilità di visualizzare quali documenti vengono editati, e da quali utenti, in tempo reale. Quindi potrete controllare lo stato dei vostri documenti nel cloud, magari per fermare per tempo un collaboratore in procinto di mettere mano su un testo, o verificare lo storico delle modifiche di un testo per poter tornare alle versioni precedenti tramite l’opzione ripristino. L’unica pecca di questo novità è che purtroppo è stata apportata solo a Word, per il momento.
NEL BENE E NEL MALE: OUTLOOK 2016
Il nuovo sistema per gestire la posta non ha ricevuto sensibili modifiche, ma nonostante questo si può affermare che non è il massimo della comodità per chi non utilizza servizi come Outlook.com o Office 365. Per capirci, chi utilizza Gmail come servizio di posta potrà vedere la posta sul nuovo Outlook, ma non sarà in grado di importare i contatti o gli elementi del calendario. Stranamente Microsoft ha pensato di lasciare questo privilegio al programma di posta pre-installato in Windows 10. Insomma, Outlook 2016 è al tempo stesso ottimo se utilizzato da utenti Exchange e incompleto per tutti gli altri.
Ma non ci sono solo brutte notizie per gli amanti di Outlook: una piacevole novità è la possibilità di inserire come allegati documenti recenti di OneDrive senza bisogno di caricare il file; il destinatario riceverà un semplice link che rimanda al cloud, così da rendere più leggera la vostra posta. Inoltre, per i più disordinati, è stata inserita l’opzione Clutter che in automatico separa la posta in arrivo mettendo i messaggi prioritari in una cartella diversa rispetto a tutti gli altri. Purtroppo questa funzione è automatica e non esiste possibilità di personalizzare le priorità.
SKYPE FOR BUSINESS E LA NEW ENTRY SWAY
Con Office 2016 le possibilità di comunicare si moltiplicano. Grazie all’integrazione con Skype for Business (precedentemente chiamato Lync) con il quale è possibile fare chiamate audio, video, condividere lo schermo e le scadenze di calendario, ora le comunicazioni aziendali sono più immediate. Attenzione però alla qualità della chat di gruppo: è sicuramente da migliorare soprattutto perché, per un programma chiamato Business, dovrebbe essere un punto fondamentale.
Ciò che meglio sintetizza il concept di Office 2016, l’idea della condivisione e la potenza dei documenti nel cloud, è la vera novità della versione 2106, Sway. Questa nuovo tool premette a chiunque di creare siti web in maniera semplice ed altamente grafica senza nessun tipo sforzo o di conoscenza in materia. Basta avere foto, video, testi e naturalmente creatività per raccontare la propria storia, esperienza o vacanza. Sway è una sintesi, più che un ibrido, tra Word e PowerPoint trasportati sulla rete e, sebbene presente anche all’interno del pacchetto, è possibile utilizzarlo anche senza Office 2016: basta cercarlo nel web, è gratis.
Concludendo possiamo dire che Office 2016 per desktop non presenta grandi novità di fondo, soprattutto se confrontato con il restyling che aveva portato con sé la versione 2013. Se non si considerano le novità nei singoli programmi della suite come sufficienti per passare al nuovo, un buon motivo per scegliere Office 2016 è l’abbonamento Office 365 che permette di lavorare sui propri documenti su tutti i dispositivi indistintamente, siano essi pc, mac, iPhone o tablet android. In più Office 365 vi apre il mondo delle app nelle versioni “Lightweight” molto comode per scrivere una lettera o per fare piccoli calcoli direttamente da smartphone o tablet.
La rivoluzione che Office 2016 porta con sé è appena iniziata. Non aspettiamoci più grandi releases ogni tre anni come è avvenuto fino ad ora, ma piccole e graduali migliorie con frequenza maggiore. Focalizzazione sulla condivisione e sul cloud fanno di Office 2016 uno strumento perfetto per lavoro perché permette di essere gestito ovunque si voglia e su qualsiasi dispositivo. Microsoft ha voluto guardare al futuro e aprirsi spazi verso dispositivi e mercati in cui è attualmente debole. Il tempo dirà se la scelta è stata vincente, intanto Office 2016 da oggi in poi vivrà non solo nel vostro pc, ma ovunque vogliate.
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Storie di innovazione che ispirano
Francesco Marino
Giornalista esperto di tecnologia, da oltre 20 anni si occupa di innovazione, mondo digitale, hardware, software e social. È stato direttore editoriale della rivista scientifica Newton e ha lavorato per 11 anni al Gruppo Sole 24 Ore. È il fondatore e direttore responsabile di Digitalic
