Le 7 regole di Google per far funzionare una riunione

Nessun meeting noioso con perdite di tempo per tutti, niente discussioni inconcludenti che non arrivano a prendere decisioni, nessuna idea lasciata cadere nel nulla. Le riunioni in casa Google seguono strategie ben precise, che mettono in primo piano i brainstorming di gruppo e la negoziazione.

L’obiettivo? Tagliare la parte noiosa e tirare fuori il meglio dalle diverse prospettive, cogliere i lati positivi di tutti i punti di vista. Questo metodo si chiama “note-and-vote”, annota e vota. Si svolge in 7 passi.

Le regole di Google per fare le riunioni

1. Annota

Distribuire carta e penna a tutti i partecipanti alla riunione. Mettere un timer dopo 5-10 minuti. In questo lasso di tempo ognuno deve scrivere più idee possibili. Individualmente. In silenzio. Questa lista non viene condivisa col gruppo, in modo che nessuno sia preoccupato di scrivere sciocchezze

2. Correggi
Mettere un timer dopo 2 minuti, in cui ciascuno riguarda la propria lista e sceglie una o due idee, le migliori. Sempre individualmente e in silenzio.

3. Condividi
Uno per volta, i partecipanti espongono le loro idee migliori. Senza tentare di convincere gli altri, solamente raccontando cosa hanno scritto e pensato. Nello stesso tempo, una persona segna le idee di tutti su una lavagna.

4. Vota
Mettere un timer dopo 5 minuti. Ognuno sceglie la propria idea “preferita” tra quelle sulla lavagna, scrivendo il voto in silenzio su un foglio di carta.

5. Condividi di nuovo
Uno alla volta, i partecipanti espongono il proprio voto. È possibile discutere a riguardo, ma non cambiare la propria scelta! Bisogna dire cosa si ha scritto e segnare la preferenza sulla lavagna. Mettere un punto per ogni voto guadagnato accanto all’idea votata è un buon metodo.

6. Decidi
Chi decide? La decisione finale non spetta al gruppo, tutti i pareri sono stati ascoltati, le opinioni di tutti hanno avuto voce ma la riunione può concludersi rispettando o meno i voti.

7. Gioire. Ci sono voluti solo 15 minuti!
La strategia note-and-vote non è perfetta, ma è veloce. E dà risultati migliori di due ore di riunione “tradizionale”. Il metodo può essere adattato a seconda del problema in analisi o al team. A volte è possibile accordare preferenze multiple, o andare direttamente al voto appena c’è una lista circoscritta di opzioni tra cui scegliere.

Perché le riunioni così funzionano 

I meeting raramente offrono del tempo individuale per pensare e focalizzarsi sulla questione da risolvere. Il brainstorming di gruppo, in cui ognuno grida ad alta voce le proprie proposte, può essere divertente ma generalmente le idee più forti arrivano dalle riflessioni individuali.

In questo modo inoltre più soluzioni sono considerate e valutate parallelamente, non una dopo l’altra. Scrivere il proprio voto su carta evita di essere influenzati dalle decisioni degli altri. In questo modo si evita il meccanismo sociale che porterebbe naturalmente a seguire le decisioni della maggioranza. E se dovessero nascere discussioni o conflitti, si riveleranno utili a trovare la risposta migliore.