File sharing: amore e rischio per le PMI

File sharing tra le PMI, secondo Symantec un rischio da tenere maggiormente sotto controllo. E’ quanto affermano i dati relativi all’edizione 2012 di SMB File Sharing Survey.

Se è un fatto che i dipendenti delle piccole-medie imprese tendono a sfuggire alle policy IT e dotarsi incautamente di soluzioni di file sharing online, è anche vero che viene loro riconosciuta una certa influenza nell’adozione di soluzioni simili. Tra gli stakeholder delle PMI intervistate (1.325 piccole e medie imprese in tutto il mondo), il 74% afferma che il file sharing aumenta la produttività. E il 61% che i dipendenti possono essere piuttosto o molto influenti quando si tratta di adottare soluzioni di file sharing internamente, alla pari dell’utilizzo di un dispositivo mobile (63%), di un PC/laptop/tablet (64%) e dei social media (53%).

Non si può dire che non si conoscano i potenziali rischi per la propria azienda. Le preoccupazioni principali, secondo gli intervistati, riguardano la condivisione di informazioni riservate (44%), malware (44%), perdita di informazioni riservate o proprietarie (43%), violazione di informazioni riservate (41%), imbarazzo o danni al brand e alla reputazione (37%), e violazione delle norme (34%).

Analizzando i comportamenti che i dipendenti dovrebbero avere qualora sia necessario condividere un file di grandi dimensioni, gli intervistati hanno risposto che chiederebbero aiuto all’IT (51%), utilizzerebbero una soluzione suggerita da un cliente, un fornitore o un partner (42%), adotterebbero il sistema IT in uso (33%), o cercherebbero online e scaricherebbero una soluzione gratuita (27%). Inoltre, il 41% ha indicato che la reputazione del brand danneggiata è una preoccupazione quando si tratta di file sharing.

Eppure le soluzioni online per la condivisione di informazioni si rende sempre più spesso una necessità anche tra gli stessi lavoratori. Il numero di dipendenti che lavorano da remoto e/o da casa è via via aumentato ed è destinato a crescere. Tra un anno il 37% delle PMI avrà dipendenti che lavorano da remoto (fino al 22% di tre anni fa e il 32% oggi), e il 32% avrà dipendenti che lavorano da casa (fino al 20% di tre anni fa e il 28% di oggi).

Cosa fare quindi per sfruttare i benefici del web, senza rimetterci?
Symantec raccomanda di implementare alcune semplici best practice per garantire ai propri dipendenti la condivisione dei file in modo sicuro:

• Centralizzare lo storage e la gestione dei file con un sistema web-based sicuro, che sia accessibile a prescindere dal dispositivo o dalla posizione, in modo che le aziende possano proteggere i dati al di fuori dell’ufficio.
• Implementare i controlli e le autorizzazioni all’accesso per mantenere i file privati al sicuro e separati dai contenuti aziendali.
• Mantenere il controllo su come e quando i file aziendali vengono condivisi.
• Implementare un sistema scalabile che possa crescere con il business.