I 10 consigli di Google per le aziende che vogliono utilizzare al meglio Google Drive for Work

Oggi oltre 240 milioni di persone utilizzano Google Drive ogni giorno a casa, a scuola, al lavoro. Drive garantisce sicurezza al vostro lavoro e lo rende disponibile ovunque e con la massima facilità di condivisione. Non solo, grazie a Drive for Work, è possibile per le aziende avere uno spazio di archiviazione illimitato per tutti i dipendenti che potranno salvare file fino a 5 terabyte.

Come utilizzarlo al meglio? Ecco 10 consigli per aziende e professionisti

1. Inviate allegati di grandi dimensioni direttamente dalla vostra mail
Con Google Drive, grazie all’icona perfettamente integrata all’interno del messaggio, potete inviare allegati di dimensione superiore al limite di 25 Mb direttamente dalla vostra email. Non ci saranno più problemi di dimensioni per gli allegati, perché nella mail sarà inserito un link che permetterà di scaricare l’allegato stesso.

2. “Suggerite” delle modifiche senza cambiare la forma del documento
Potete autorizzare i vostri colleghi a proporre delle modifiche a un testo, senza dare la possibilità di modificare il documento: non verrà apportata alcuna correzione senza l’autorizzazione dei revisori che potranno accettare o rifiutare le modifiche proposte. Se confermerete la modifica il documento verrà aggiornato automaticamente.

3. Evitate gli errori consultando la cronologia delle revisioni dei vostri documenti
Potete accedere alla cronologia delle revisioni direttamente da qualsiasi documento (Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google), qualora desideriate ritornare alla versione precedente del documento o vedere più nel dettaglio le modifiche apportate dai colleghi.

4. Traducete i vostri documenti Google in un click senza cambiare interfaccia
Con un semplice click, potete tradurre i vostri documenti Google (Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google) in una delle 53 lingue disponibili. Il procedimento è veramente semplice e rapido: Google traduce in tempo reale il vostro documento creando automaticamente una copia. Un risparmio di tempo considerevole!

5. Raccogliete insieme i dati grazie ai moduli
Grazie ai moduli di Google, potete raccogliere rapidamente, e in tempo reale, i dati che vengono riuniti automaticamente in unico foglio di calcolo Google. Potete poi condividerli con i vostri colleghi o con collaboratori eterni all’azienda semplicemente girando il link del modulo (URL). In più, i moduli possono essere personalizzati con la carta intestata della vostra impresa utilizzando i colori, i caratteri e le immagini che desiderate.

6. Consultate e modificate i vostri file Microsoft Words, Excel e Power Point salvati su Google Drive
Alcuni dei file più comunemente archiviati su Drive sono file Word, Excel e PowerPoint. Ora abbiamo raggiunto la piena integrazione di Quickoffice in Docs, Sheets e Slides, così da poter aprire e modificare questi documenti in Modalità compatibile con Office direttamente su Android e su browser Chrome già oggi. Nessun bisogno di acquistare altri software o di perdere tempo per decidere come aprire i documenti: per modificare i file Office basterà un click o un tocco sul tuo computer, tablet o telefono.

7. Semplificatevi la vita utilizzando dei modelli di Google Documenti
La galleria di modelli che Google Drive propone, vi permetterà non solo di utilizzare diversi modelli preimpostati, ma anche di proporre dei modelli di documenti con la carta intestata dell’azienda che i vostri dipendenti potranno utilizzare.

8. Continuate a lavorare qualunque cosa accada, in tutte le circostanze
La rete Internet non funzione? Siete in viaggio di lavoro? Non è questo che vi farà smettere di lavorare! Grazie all’accesso ai file offline che potete configurare sul vostro pc, potrete consultare i vostri Documenti Google ovunque voi siate; anche se non avete accesso a Internet potrete modificate i vostri documenti che saranno automaticamente aggiornati e sincronizzati nel momento in cui sarà di nuovo disponibile la connessione.

9. Restate “mobile”
Grazie all’applicazione Drive per mobile, allegate, condividete, organizzate, importate, e salvate i vostri allegati e Documenti Google direttamente dal vostro tablet o sul telefono.

10. Scoprite l’universo dei numerosi add-on Google Apps
Sempre più aziende propongono add-on per le soluzioni Google for Work e in particolar modo per Google Drive con l’obbiettivo di andare oltre la collaborazione, migliorare la sicurezza, o ancora fornire funzionalità di gestione dei documenti e dei flussi di lavoro. Allora informatevi e createvi un Google Drive su misura!