Dropbox sfida Google Docs con Dropbox Paper

L’ultimo strumento di business realizzato da Dropbox è un software per la collaborazione che sia chiama Dropbox Paper.
Il software di Dropbox è molto simile alla suite di Google. Paper serve per editare documenti, esattamente come Google Docs, ma la differenza tra i due è che adesso Paper si porrà come il fulcro attorno al quale far ruotare tutti gli altri servizi offerti da Dropbox, aumentandone l’esperienza. Punta a strappare delle fette di mercato sia a Microsoft che a Google, incoraggiando i clienti a pagare per i servizi offerti da Dropbox, che cerca così di allontanarsi dall’idea di piattaforma consumer, puntando invece alle imprese per ottenere guadagni.

Dropbox Paper, un’area di lavoro

Più che un  semplice documento, Dropbox Paper è un’area di lavoro flessibile che unisce le persone e le idee, coadiuvando il processo creativo e gestionale dall’inizio alla fine, ed è disponibile in 21 lingue.

La collaborazione è alla base di Dropbox Paper che diventa il collegamento grazie al quale creare insieme, ovunque ci si trovi al mondo. I team di lavoro potranno così contribuire ai progetti, ottimizzando notevolmente le risorse. I commenti ai fogli di lavoro hanno l’aspetto dei messaggi di una chat, essi vengono trasmessi in tempo reale e viene tenuta traccia delle attribuzioni delle modifiche e dei contributi, in qualsiasi forma essi siano: frase, tavola di stile, immagine, disegno o frammento di codice.

Documenti senza distrazioni

Paper è stata progettata in modo che il lavoro venga presentato al meglio senza formattazioni ulteriori e senza distrazioni o funzioni inutili. Consente di lavorare in modo dinamico, evitando di dover passare continuamente da uno strumento all’altro. Chiunque può visualizzare e aggiungere i file di Dropbox in un documento di Paper e le modifiche apportate a tali file vengono aggiornate automaticamente con feedback in tempo reale e notifiche.

Più idee, meno formalità

Nella modalità di presentazione occorre meno tempo a creare slide o a cambiare strumenti e se ne può usare di più a sviluppare idee migliori. Paper utilizza Google Calendar e gli appunti delle riunioni vengono automaticamente condivisi con i partecipanti, rendendo più facile la conduzione delle riunioni. Con Dropbox Business, gli amministratori ottengono visibilità sull’attività di Paper, controllano la condivisione dei documenti e gestiscono chi possa accedere ai contenuti di un team.
Nel 2015, Dropbox ha chiuso il proprio sistema di email Mailbox e il servizio di storage per foto Carousel, da quel momento le attività della società hanno puntato verso il mondo del lavoro.

Paper, la carta per rivoluzionare Dropbox

Ci si chiede se Paper saprà essere quella chiave di volta sulla quale Dropbox sta puntando per trasformare la società. Sono numerose le imprese che pagano per i servizi offerti con Office 365 o G Suite e Dropbox sa bene di avere a che fare con dei colossi. Paper, però, non è solo un foglio di condivisione, ma consente di importare, editare e collaborare ad un numero esteso di file che provengono anche da Google, Microsoft o altri.

Una sfida ad Office e Google Docs

A tale proposito, Rob Baesman – a capo di Paper – ha dichiarato “Ci aspettiamo che Paper venga utilizzato in ambienti dove le persone hanno familiarità sia con Microsoft che con Google. I team, per mezzo di Paper, possono creare, revisionare, organizzare i contenuti in uno spazio di lavoro flessibile. Paper è sia un documento on-line e collaborazione dall’altra, ma è anche uno strumento di gestione delle attività e un hub di contenuti”.

Ci si chiede se Dropbox Paper saprà essere in grado di dare del filo da torcere alla concorrenza. Dropbox vede in Paper il mezzo per unificare il flusso di lavoro che troppo spesso risulta dispersivo e disordinato.
Dropbox vorrebbe che Paper diventasse non solo la destinazione finale del file, ma anche il luogo in cui il lavoro viene eseguito e a tale proposito è possibile sincronizzare cartelle, condividerle con chiunque in una società e consultare la timeline delle modifiche, documentate ad ogni cambiamento.

Dropbox Paper ora è uscito dalla fase beta

Una delle funzionalità consente la possibilità di raccogliere i lavori separatamente, distinguendo i progetti grazie ad un sistema di visione diversificata e filtri che consentono una categorizzazione temporale. È possibile assegnare questi progetti ai dipendenti e fissare delle date di consegna, come accade con i software di Asana e Trello. La Smart Sync rende un intero account Dropbox come una serie di cartelle accessibili via desktop sia su Mac che su PC. In questo modo Dropbox punta a mettere a disposizione dello staff aziendale un sistema che consenta loro di fruire dei dati in modo immediato, senza dover passare da una piattaforma all’altra – complicando e rallentando il flusso di lavoro – e funziona grazie ad una toolbar o un file di sistema. Ma Smart Sync aggiunge una sincronizzazione più veloce e automatica, elimina la richiesta di storage aggiuntivo e introduce elementi di design come le vignette con le foto dei team di lavoro che indicano con chi sia stato condiviso un determinato file.

Già disponibile per tutti

Dropbox esiste in due mondi diversi tra loro, da una parte quello gratuito consumer dall’altro quello del business. I lanci di Paper e Smart Sync hanno delle clausole. Dropbox Paper sarà disponibile per tutti a partire da oggi via cellulare e web, indipendentemente dal piano Dropbox sottoscritto, se si vive in uno dei mercati delle 21 lingue coperte ad oggi. Nel caso in cui si desiderasse utilizzare le funzioni amministrative di Paper sarà necessario sottoscrivere un piano Dropbox o Business o Enterprise. Smart Sync è gratuito, ma solo per i clienti business e solo attraverso il programma di early-access.