Gestire un business da remoto con i nuovi strumenti digitali

#ARUBAIT, la rubrica realizzata in collaborazione con Aruba.it sui trend più interessanti del mondo della tecnologia e del web. Qui parliamo di come gestire un business da remoto con i nuovi strumenti digitali

di Emanuela Zaccone: Come gestire un business da remoto

Il business da remoto, il remote working è uno degli elementi che aiutano a definire il lavoro smart, insieme naturalmente ad una serie di altre dimensioni – dalla riorganizzazione degli spazi alla maggiore flessibilità – che nel complesso cambiano le modalità di lavoro e migliorano la qualità di vita dei lavoratori.
Se è vero che la fiducia è alla base del remote working è altrettanto vero che richiede una rigorosa organizzazione a monte per garantire a tutti di disporre degli strumenti giusti nel modo più efficace per svolgere al meglio il proprio lavoro, ciascuno dal luogo che avrà deciso di usare come propria “sede lavorativa”.

Ci sono almeno tre macro-gruppi di piattaforme che possono aiutare a strutturare il lavoro da remoto:

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Piattaforme di project management

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lavorare per obiettivi – aspetto chiave del remote working – significa anche essere in grado di scomporre un’attività in tutti i micro-processi necessari per completarla. La definizione di ogni task include l’identificazione delle persone che saranno deputate al suo completamento e la definizione del tempo necessario. Non si tratta di un mero esercizio formale ma di un’attività che, mentre consente di organizzare il lavoro, permette anche a tutti di avere chiaro in ogni istante a che punto siano le attività e come si proceda verso determinati obiettivi. Infatti un obiettivo – ad esempio il rilascio di una nuova feature – si scomporrà in diversi task e avere il quadro di insieme diventa importante non solo per chi gestisce il progetto di prodotto ma anche per chi attivamente ne costruisce le singole parti, oltre che per chi deve predisporne, ad esempio, le campagne marketing.

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Piattaforme di comunicazione:

la fiducia è l’elemento principale perché il remote working funzioni ma come stabilirla senza trasparenza e come coordinare a distanza tutte le comunicazioni? La scelta della giusta piattaforma per comunicare è essenziale. Che si tratti di Slack, Facebook at Work o enterprise social network come Yammer, è essenziale dare una “casa” alle comunicazioni del team evitando di creare lunghissimi (e illeggibili) flussi di comunicazione via email. E ciò vale sia per temi lavorativi che di semplice conversazione con i colleghi. Non è affatto vero che la mancanza della classica macchinetta del caffè intorno a cui fare conversazione in pausa tagli fuori dal lavoro l’elemento umano e di dialogo, semplicemente cambiano il luogo – virtuale – in cui ciò avviene e il tempo – che può anche essere diverso da quello delle pause. In effetti l’uso dei messaggi è una delle abitudini che sono entrate maggiormente nell’uso comune: si pensi al successo di WhatsApp, Messenger, Telegram e simili.

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Repositories per la condivisione di documenti:

è molto probabile che per lavorare in maniera efficace sarà necessario scambiarsi file, documenti, magari condividere del codice software.
Il cloud con il suo accesso remoto e sicuro consente a tutti di avere sempre a disposizione ciò che serve, di condividerlo e naturalmente di conservarlo. Contribuisce anche a togliere “fisicità” all’ufficio: perché accumulare carta e stampare pagine e pagine di documenti quando è sufficiente conservare una versione digitale? Chiaramente però è fondamentale che il servizio scelto sia affidabile e accessibile a tutti. Non solo, ma diventa importante anche che sia integrato alle piattaforme di comunicazione esistenti: ad esempio Slack prevede specifiche iterazioni con Google Drive o Dropbox che consentono una veloce e semplice condivisione dei files, Yammer poggia su infrastruttura Microsoft consentendo un veloce accesso alle repository.

Insomma, documenti disponibili per tutti in qualunque momento, eventualmente – ma ormai è una caratteristica diffusa – con la possibilità di fare versioning degli stessi, cioè di “tornare indietro”, risalire a chi ha effettuato determinate modifiche ed eventualmente annullarle, eliminando così una delle classifiche resistenze di chi non ama a condividere i file per timore che possano essere danneggiati da altri.

Viviamo in un contesto insomma in cui il remote working non è solo possibile ma consigliabile, a patto che gli strumenti – potenti e disponibili – siano utilizzati correttamente. Insomma il business da remoto è possibile.

Quello che a volte manca ancora, il vero cambiamento, è nell’approccio al lavoro: le piattaforme ci sono tutte, adesso aspettiamo i remote workers e i remote entrepreneurs.