2 Regole per lasciare che i dipendenti usino i social, senza perdere la concentrazione sul lavoro

I social media sono diventati parte integrante della nostra vita, il 74% degli americani è sui social (secondo Pew Center, gennaio 2014).
Facebook, Twitter, Instagram e Pinterest aiutano e semplificano alcuni aspetti della vita quotidiana: mantenere relazioni, ricordare compleanni, guardare foto, scoprire prodotti.

Quando si tratta di lavoro, però, c’è una distinzione tra identità personale e professionale. Molte aziende hanno implementato una policy “no social media sul lavoro” senza consentire una commistione tra dovere e tempo libero. In alcune situazioni, soprattutto nelle realtà in cui non ci sono profili aziendali, i dipendenti si sentono quasi colpevoli nel guardare Facebook o Twitter al lavoro.
D’altro canto, le aziende hanno la necessità di strutturare una policy in modo realistico e costruttivo.
Le organizzazioni che non valorizzano i social stanno potenzialmente perdendo opportunità di mercato.

Il 78,6% di chi lavora in ambito commerciale usa i social per generare business. Basterebbe immaginare cosa succederebbe, a livello di marketing, se si studiasse una strategia chiara dietro a qualcosa che lo staff aziendale già conosce e ama. I social potrebbero stimolare la forza vendita. 
Le aziende sanno quando i social siano importanti ma spesso non hanno un meccanismo per aiutare i loro dipendenti a utilizzarli al meglio. In una recente ricerca condotta dall’unità Economist Intelligence, l’81% degli intervistati ha confermato di rivecere benifici tangibili dai social, ma solo il 17% ha indicato un sistema di distribuzione delle responsabilità all’interno delle organizzazioni.
Ecco perché è necessario avere una strategia e un programma per educare il team e fornire gli strumenti utili a rappresentare il brand in modo corretto. 
Non è semplice coordinare e allineare un’intera azienda su una strategia social. Il team deve essere in grado di collaborare attivamente condividendo contenuti, studiandone i risultati, in un processo allo stesso tempo strutturato e creativo.
È necessario

⁃1) scegliere un team adatto e nominare un responsabile della strategia social

⁃2) scegliere gli strumenti informatici di condivisione

Questo approccio, se coordinato, coinvolge i dipendenti e amplifica i potenziali risultati di marketing. Non è sufficiente chiedere di condividere contenuti, non tutti hanno confidenza con questi strumenti e potrebbero essere timorosi di sbagliare in pubblico. Una strategia serve a dare delle linee guida e a mettere i dipendenti in condizione di esprimersi liberamente.
Usando i social media con una policy potranno sorgere dubbi o domande, è importante ricordare che non tutti i dipendenti sono PR o persone di comunicazione, per questo è importante aiutarli a utilizzare i social, canali di relazioni ed espressione di sì, non di vendita. 
Un caso da citare è quello di Cisco. L’azienda ha pubblicato l’intera policy sul blog aziendale, ha una linea chiara e mira a mettere i dipendenti a proprio agio. Tiene conto di tutto lo spettro dei partner, inclusa brand identity e rapporto con i clienti.

Cecilia Cantadore