Digitalizzazione documenti: la PA senza carta esiste. L’esempio di Arpat

ARPAT, l’agenzia regionale per la protezione ambientale della Toscana, ha il 90% dei documenti interamente digitali, grazie al supporto di Aruba nel processo di digitalizzazione.
Se l’immagine stereotipata della PA italiana è spesso legata a una struttura poco innovativa, non al passo coi tempi e non avvezza al digitale, in realtà in Italia esistono PA virtuose che fanno della dematerializzazione uno dei loro core, soprattutto quando si parla di ambiente. È il caso di ARPAT, Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, che ha avviato già da anni un processo di digitalizzazione iniziando con una fase di sensibilizzazione sul tema del protocollo informatico e della gestione documentale e l’acquisto di un software di protocollo.

Il percorso di Arpat: dalla PEC alla firma digitale

Oggi ARPAT è un caso modello di Pubblica Amministrazione senza carta: ha infatti sviluppato un software proprietario, tramite cui tutti i documenti sono prodotti in originale direttamente in digitale, gestiti e conservati a norma di legge.
Per arrivare a questo punto, il percorso è iniziato nel 2009 con l’avvio dell’utilizzo della PEC, la posta elettronica certificata fornita da Aruba, strumento unico per tutta l’Agenzia e integrato con il sistema di protocollo e gestione documentale. L’anno successivo, nel 2010, ARPAT ha abilitato la firma digitale per tutti i dipendenti.
L’adozione dei due strumenti digitali ha subito portato risultati: i documenti in arrivo, dal 2014, sono in maggioranza via PEC e nel 2017 hanno raggiunto il 90% del totale. Considerando anche i documenti ricevuti via e-mail e fax, la quota sale al 94%. Allo stesso modo i documenti inviati: dal 2013, il 91% viene trasmesso via PEC e, considerando anche e-mail e fax, il dato è salito nel 2017 al 94%.
Nel 2017, solo il 6% dei flussi documentali di ARPAT è stato cartaceo e riguardava le comunicazioni scambiate con i cittadini che – a differenza di PA, aziende e professionisti – non hanno l’obbligo di trasmissione per via telematica.

I vantaggi della digitalizzazione documentale

I vantaggi della scelta di digitalizzare si possono misurare in termini di efficienza, risparmio e organizzazione; a partire da un completo controllo dei flussi documentali. La direzione, i settori che si occupano di rendicontazione, di monitoraggio attività hanno il controllo – attraverso l’accesso a un unico sistema – di tutti i flussi documentali, e quindi dei procedimenti. Il sistema di ARPAT non gestisce solo il protocollo, che è una fase, ma tutto il fascicolo procedimentale. Siccome quest’ultimo contiene i dati del procedimento, di fatto ha il controllo sullo stato dei procedimenti in tempo reale.
Per quanto riguarda i risparmi, per alcuni anni ARPAT ha fatto un bilancio di sostenibilità che li ha quantificati con precisione. Basti un esempio: prima venivano inviate tantissime raccomandate con ricevuta di ritorno e atti giudiziari; mentre usando la PEC si è passati a un risparmio che arriva fino a 8-9 euro per ogni singolo atto.
Per predisporre gli atti giudiziari via PEC, ARPAT si è dotata di un regolamento interno, che ha iniziato a mettere a punto quando ancora non c’era giurisprudenza in materia. Oggi notifica sanzioni amministrative in cartaceo solo al trasgressore (che è sempre una persona fisica) e solo se non è un professionista o non ha eletto domicilio presso l’azienda il difensore o un altro domiciliatario dotato di PEC. Ma alle imprese invia tutto via posta elettronica certificata. Anche con tutte le altre amministrazioni pubbliche, ad esempio i Comuni o la Regione Toscana, normalmente le comunicazioni avvengono via PEC e si lavora esclusivamente in digitale.

“Forse la nostra situazione non è lo specchio del paese ma nemmeno un caso isolato. L’anno scorso su oltre 17.000 documenti ricevuti dai Comuni, poco più di 200 erano cartacei: ovvero l’1%. Quindi non siamo soli – ha commentato Monica Caponeri, Responsabile gestione documentale e conservazione di Arpat, Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana – La storia della digitalizzazione della gestione documentale in ARPAT è culminata con la PEC e l’incontro con Aruba, ma inizia molto tempo fa. Sono infatti quasi 15 anni che lavoro in Agenzia su questo progetto per il quale mi sono battuta a lungo, perché nelle PA le competenze ci sono, ma i tempi del cambiamento sono sempre molto lunghi.”

“Aruba lavora sul tema della digitalizzazione da anni, auspicando una PA senza carta e cercando di sensibilizzare il più possibile sui vantaggi concreti che la digital transformation può portare. – ha commentato Simone Braccagni, Amministratore Delegato di Aruba PEC – Il caso di ARPAT rappresenta un esempio virtuoso in tal senso. La digitalizzazione degli atti di ARPAT, ad esempio, diminuisce i tempi di risposta in modo considerevole: questo perché le richieste di parere da altri enti possono pervenire in tempo reale e, di conseguenza, l’Agenzia può rispondere a stretto giro grazie alla posta elettronica certificata. Si tratta di una catena virtuosa, della quale siamo felici di fare parte.”