Come usare le email in maniera professionale evitando i rischi

Nell’era della messaggistica istantanea che governa ogni nostra interazione, le email rimangono lo strumento principale della comunicazione professionale e continuano a essere ampiamente utilizzate in ambito lavorativo.

di Emanuela Zaccone

Questa è #ARUBAIT, la rubrica realizzata in collaborazione con Aruba.it sui trend più interessanti del mondo della tecnologia e del web. Qui i consigli per usare le email in maniera professionale evitando i rischi

La lunga storia di questo strumento – che trova la sua forma definitiva alla fine degli anni ’70 – tuttavia non si è accompagnata a un necessario miglioramento nelle abitudini d’uso.

Email: 4 errori da evitare

Così ancora oggi ci sono almeno 4 errori che a livello lavorativo è possibile identificare quando parliamo di email:

1. “Rispondi a tutti”: se non è davvero necessario, soprattutto quando si è destinatari di una comunicazione che è sì rivolta a tutti, ma che richiede risposte individuali, evitate di usare il “rispondi a tutti”. Così facendo darete solo fastidio a chi non è interessato alla vostra risposta, generando una quantità significativa di rumore.
2. Aggiungere persone in copia: ci sono casi in cui si vuole inserire qualcun altro nella conversazione ma, come per il punto sopra, chiedetevi: è davvero necessario? È corretto nei confronti degli altri destinatari?
3. Inviare email con tutti i destinatari in chiaro: vale soprattutto nei casi di messaggi collettivi e di liste. In questo caso state rendendo visibili a tutti gli indirizzi email dei vostri contatti: un modo piuttosto ingenuo e decisamente fastidioso per non mantenerne la privacy.
4. Inviare allegati pesanti: al di là dei limiti imposti dai provider di posta elettronica sul peso degli allegati, non è in generale buona norma inviare file allegandoli alle email stesse. Per almeno due motivi: il primo, per non riempire la casella di posta dei destinatari, il secondo, per evitare di fare circolare versioni obsolete di un file. Immaginatevi questa situazione: il vostro collega A manda via email una presentazione, un’altra collega B la modifica e riallega, ma nel frattempo il collega C aveva fatto lo stesso. Il che rende praticamente impossibile capire quale sia l’ultima versione corretta. La soluzione: ad esempio condividere il link da un sistema di conservazione e condivisione dei file come Dropbox, Google Drive o OneDrive, che permetta l’invio di file in modo veloce (via link) ma anche di fare lavorare più persone su uno stesso documento tracciando le modifiche effettuate da ciascuna e consentendo il versioning (ripristino di versioni precedenti).

I rischi a cui fare attenzione nell’usare le email

Senza poi entrare nel merito dei contenuti e del modo in cui questi dovrebbero essere gestiti a livello formale all’interno delle email, c’è ancora da ricordare che alcuni “rischi” non sono stati debellati:

1. Phishing: è il tentativo di rubare dati personali dell’utente tradendone la fiducia. Come? Ad esempio facendogli credere di essere un’azienda o un fornitore di servizi di cui si fidano. Se avete mai ricevuto una email della vostra banca che vi diceva di cliccare subito su un link per reimpostare la vostra password poiché era stata compromessa da un evento misterioso, allora avete ben presente a cosa mi riferisco. Il punto è che spesso ci si mette a rischio non per ingenuità, ma perché alcune email di questo tipo sono davvero curate nei dettagli e potrebbero trarre in inganno. C’è sempre tuttavia qualche particolare che ci fa accendere la spia del dubbio: un font fuori posto, un piccolo refuso, un indirizzo errato, un link sospetto. Oltre all’anomalia della richiesta in sé, che solitamente non viene effettuata in questi termini.
2. Allegati: sono uno dei mezzi più vecchi con cui trasmettere virus e malware, che possono mettere seriamente in crisi i vostri computer. Come prevenirli? Evitate di aprire allegati provenienti da persone che non conoscete e anche quando il destinatario è noto state attenti all’email in sé: il testo vi sembra sospetto? Chiedete direttamente a quella persona se l’email che vi ha inviato è affidabile. E se avete installato un antivirus con scansione degli allegati email, prestate attenzione a eventuali avvisi e se necessario avviate la scansione manuale.

Infine un ultimo consiglio, a cui spesso si pensa troppo poco: scegliete una firma che vi valorizzi. In fondo, ogni volta che inviate una email parlate a vostro nome e spesso lo fate con chi vi conosce appena, con potenziali clienti o con partner lavorativi. La firma dovrebbe avere dunque almeno tre elementi: il vostro nome/cognome e titolo, i vostri recapiti (telefonici e online, come nomi usati per la messaggistica istantanea), eventuali link (es. sito personale).

Allora, pronti a premere invio? Ne siete certi?