G Suite: gli strumenti di Google per il business – La Guida

Tutti i più famosi programmi di Google messi al servizio dell’azienda: ecco come migliorare la gestione aziendale con i tool di G Suite.

La suite di programmi di Google che aiuta imprese e professionisti a gestire ed organizzare la propria attività: cos’è G Suite, come funziona, e quali sono i costi dei suoi abbonamenti.

Negli anni abbiamo imparato a trovare le soluzioni più disparate alle nostre esigenze, attingendo ad una fonte tanto vasta quanto inesauribile: parliamo del colosso di Mountain View, che partendo dal motore di ricerca si è evoluto in diversi campi per aiutare privati e professionisti ad organizzare al meglio la propria vita digitale.

È il caso di G Suite, un insieme di strumenti messi a disposizione delle aziende, che permette di avere tutto ciò che può servire al gestionale d’azienda, in un unico abbonamento.

Cos’è G Suite

Chi possiede una piccola o media impresa potrebbe avere già sentito parlare delle comodità di G Suite, dal momento che si tratta di strumenti pensati proprio per le aziende con un numero non troppo elevato di dipendenti.

G Suite, un tempo chiamato Google Apps for work, è una soluzione basata sulla tecnologia del cloud computing, vale a dire che tutte le informazioni che vengono immesse in uno dei suoi programmi, sono automaticamente salvate nella nuvola informatica di Google.

Questo vuol dire che dati, testi, aggiornamenti del magazzino o appuntamenti, possono essere sempre disponibili in modo aggiornato ed in tempo reale, accessibili da qualunque postazione, attraverso il semplice login al proprio account G Suite.
Tutte le modifiche, attuabili sia online che offline fino a disponibilità di connessione, inoltre, saranno prontamente segnalate ad ogni dipendente mediante comode ed efficaci notifiche.

In soldoni, si tratta di un’efficace combinazione di strumenti utili alle piccole attività, che comprende alcuni dei servizi più famosi offerti anche in maniera gratuita da Google, ma con una marcia in più rappresentata da funzioni e plus aggiuntivi.

Caratteristiche della suite di Google

Scendendo nel dettaglio, esistono tre tipologie di account G Suite, ovvero:

1. G Suite Basic;
2. G Suite Business;
3. G Suite Enterprise.

Tutte, però, sono caratterizzate dall’agglomerato dei più grandi e importanti strumenti offerti da Big G, quali:

• Gmail;
• Google Drive;
• Hangouts;
• Calendar;
• Documenti;
• Blogger;
• Fogli;
• Presentazioni;
• Moduli;
• Sites;
• Google Plus;
• Vault.

In particolare, grazie a un account G Suite, i dipendenti di un’azienda potranno avere a disposizione indirizzi e-mail con domini personalizzati con il nome dell’azienda, un ottimo extra per aumentare credibilità agli occhi del potenziale cliente.
Ma potranno anche condividere i diversi documenti necessari, le relative note e correzioni, proprio in Google Drive, il servizio di storage in cloud.
A differenza della versione per privati, però, Google Drive di G Suite sarà in grado di sfruttare il machine learning, per proporre al professionista ciò di cui ha bisogno prima che venga richiesto: grazie all’apprendimento automatico di Google, il sistema imparerà a conoscere il tipo di file di cui si ha bisogno e a proporlo prima di doverlo ricercare.

Per l’azienda sarà dunque semplice gestire la propria attività grazie agli strumenti di Google, come Documenti, per redigere documenti di testo, oppure Presentazioni, per realizzare slide in stile PowerPoint, o ancora Fogli per organizzare dati come in Excel, o realizzare sondaggi con Moduli e pagine web con Sites.

La possibilità di sincronizzare tutto in cloud, inoltre, permette un’armoniosa collaborazione tra tutti i dipendenti, con capacità di gestione del lavoro anche da remoto, e utilizzando qualsiasi tipo di terminale a propria disposizione.

I programmi di G Suite, infatti, sono compatibili con:

• Computer;
• Tablet;
• Smartphone.

Inoltre, tutti i tool G Suite sono cross-platform: ciò vuol dire che si può lavorare allo stesso documento sia utilizzando il sistema operativo di Microsoft, Windows, che Android o iOS.

E se dovesse ritenersi necessario avere un immediato confronto con tutti i dipendenti dell’impresa, Google mette a disposizione Hangouts Meet, una versione della celebre applicazione di messaggistica video e testuale con funzioni specifiche per il massimo dell’esperienza nella comunicazione aziendale interna.

I plus di G Suite

Molti di questi strumenti sono disponibili anche gratuitamente, messi a disposizione da Google per quanti abbiano un account Gmail: perché, dunque, optare per G Suite?

Per diversi motivi, come:

1. Avere un sistema di controllo e gestione unificato;
2. Ottenere maggiore sicurezza;
3. Ricevere assistenza;
4. Beneficiare di un dominio di posta elettronica personalizzato;
5. Sfruttare uno spazio maggiore di storage in cloud;
6. Accesso a funzioni aggiuntive specifiche per l’ottimizzazione della collaborazione dei dipendenti anche da remoto;
7. Avvalersi dell’aiuto dell’intelligenza artificiale di Big G.

Con G Suite si ha la possibilità di avere tutto ciò che serve in un solo posto virtuale, con protocolli di protezione e l’avanzata crittografia garantita da Google, che dichiara di non utilizzare i dati dei suoi clienti G Suite immagazzinati nei propri data server. Inoltre, gli utenti di G Suite possono contare su backup automatici e sul supporto dell’assistenza, sia telefonica che via e-mail 24 ore su 24, per 7 giorni a settimana, ma anche delle personalizzazioni degli indirizzi mail.

Non da ultimo, ogni account G Suite può usufruire di un ampio spazio per lo stoccaggio dei dati e dei documenti, ed è caratterizzato da esperienze ottimizzate grazie all’AI di Google.
Quest’ultima, si manifesta in Gmail con le risposte veloci o la composizione automatica delle funzioni Smart Reply o Smart Compose, o ancora, il Quick Access per la ricerca veloce dei documenti, oppure l’individuazione automatica di un buco in agenda comune a tutti i dipendenti per fissare la prossima riunione, ad esempio.

Prezzi G Suite e offerte

I vantaggi di G Suite presentano un costo irrisorio e tutto sommato piuttosto accessibile da parte di tutte le compagnie: si parte da 4 euro IVA esclusa al mese per utente con il piano G Suite basic, che prevede 30 GB di spazio su Drive, ed un periodo di prova gratuito di 30 giorni.
Esiste, poi, G Suite Business, che presenta un costo di 8 euro al mese per utente IVA esclusa, con possibilità di provare gratuitamente il servizio per 14 giorni e godere di spazio illimitato su Drive; infine, il pacchetto della suite più evoluta prende il nome di G Suite Enterprise, con funzioni di amministrazione avanzate al costo di 23 euro al mese per utente.