Microsoft Project è lo strumento perfetto per tutti i tuoi progetti

Un software che aiuta nella stesura dei progetti: Microsoft Project è l’alleato pefetto per la pianificazione di tutte le attività progettuali.

Lo strumento di pianificazione della famosa software house di Redmond: cos’è Microsoft Project, quando può rendersi utile, e come funziona.

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Quando ci si trova alle prese con un progetto è opportuno operare per fasi, supervisionando i diversi stadi del lavoro affinché vengano rispettati i tempi e i costi previsti.
Gli esperti del settore lo chiamano project management, e si tratta della disciplina che permette di portare a termine un lavoro seguendone il progetto costruito su un metodo di pianificazione ben studiato.

Il project management è la chiave per l’ottimizzazione delle attività, fondamentale per qualunque tipo di sistema gestionale, che sul piano lavorativo diventa sinonimo di organizzazione.
Per evitare l’abbandono o il fallimento di un progetto, è possibile innanzitutto designare le risorse competenti, e di coordinare quindi i diversi professionisti coinvolti nel progetto, oltre a stabilire i servizi, i prodotti e i materiali necessari.

Seguendo questo metodo di organizzazione delle attività, si possono ottenere:

  • L’individuazione degli obiettivi;
  • La pianificazione delle attività;
  • Il controllo dell’andamento del progetto;
  • L’intervento laddove si rende necessario;
  • La valutazione dei deliverable raggiunti.

Ecco cosa può davvero fare la differenza tra un progetto di successo ed uno non riuscito: l’organizzazione che permette di procedere per gradi verso un traguardo.

Durante la strutturazione di un progetto, quindi, si passa per diverse fasi di pianificazione e verifica, scomponendo la progettazione nell’individuazione delle attività e delle risorse, e nelle relative assegnazioni. In seguito, possono essere monitorati i tempi di realizzazione e il progressivo avanzamento del lavoro, correggendo gli errori o potenziando gli interventi più efficaci.
Il ruolo di organizzatore, coordinatore e supervisore è ricoperto dal cosiddetto project manager, un professionista che segue l’evoluzione del progetto dalla sua fase embrionale fino al suo compimento.
Tuttavia, il project manager può avvalersi di tool specifici, alleati nella pianificazione delle attività: tra i tanti, uno in particolare è offerto da Microsoft, e prende il nome di Project.
Si tratta di un programma che permette di organizzare le informazioni di base di un progetto, e di strutturarle fino a restituire una visione globale ed organizzata della direzione da intraprendere per portare a termine un’opera.

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Cos’è Microsoft Project

Microsoft Project è un ausilio informatico per la progettazione tra i più famosi del settore, poiché permette di organizzare tutti i dati – prodotti tanto dall’interno dell’azienda quanto dall’esterno – e le fasi che andranno a costituire l’intero progetto.

Grazie a Microsoft Project è infatti possibile organizzare il progetto in macro attività, segmentandole in elementi basilari, che comprendono anche i costi e le relative quantità.
Questo programma permette di smontare l’attività nelle sue specifiche componenti: partendo dall’identificazione dei diversi elementi necessari al progetto, si può proseguire per la stima del tempo necessario e la definizione dei costi.

Inoltre, con lo strumento di Microsoft è possibile ordinare le diverse attività in base alla loro priorità o propedeuticità, portando alla realizzazione di una deadline precisa frutto di una pianificazione impeccabile.

In sostanza, Microsoft Project si occupa di organizzare:

  1. Attività;
  2. Risorse;
  3. Tempi;
  4. Costi.

Collocandosi nella branca del project management, questo software permette di posizionare e coordinare le risorse disponibili, di aiutare a rispettare le scadenze e i costi del progetto, ma anche di supervisionare il progetto su più livelli, al fine di concludere l’opera entro la data di fine dei lavori prefissata, senza sorprese sul budget a disposizione.

Come funziona

Questo utile strumento per la gestione dei progetti di lavoro permette al fruitore di avvalersi di modelli predefiniti, che consentono l’ottimizzazione del progetto di lavoro.
Dopo aver impostato la data di inizio e fine dei lavori, il tool di Microsoft aiuta a delineare tutte le macro attività da svolgere, per poi scomporle prima in micro attività, ed infine arrivare ai singoli elementi necessari alle varie fasi di lavoro.
In seguito a questo processo di “semplificazione”, anche noto come WBS – Work Breakdown Structure – si può proseguire per l’organizzazione delle diverse attività di lavoro.

Quindi Microsoft Project aiuta il project manager a trovare gli elementi necessari alle attività più importanti, che consentiranno poi il progredire del lavoro, supportandolo in due modi:

  1. Fornendo una griglia organizzativa in cui inserire tutti i dati riguardanti il progetto;
  2. Restituendo la realizzazione di un diagramma di Gantt, ovvero una rappresentazione grafica dell’intero progetto.

La schermata di Microsoft Project

Ad un primo impatto, la schermata di Microsoft Project ricorda in parte quella di un foglio di Excel: presenta la stessa struttura a celle che permette al responsabile di progetto di compilarlo con tutte le informazioni relative all’attività. Ma alla parte che ricorda un foglio di calcolo viene affiancata la schermata in cui prende posto il grafico di Gantt, che prende forma sulla base dei dati precedentemente inseriti dall’utente, e permette una conoscenza visiva complessiva del lavoro.

Le informazioni per la produzione della documentazione necessaria al progetto vengono inserite nelle rispettive caselle, come ad esempio:

  • Task ID;
  • Attività e durata;
  • Data inizio e fine;
  • Dipendenze;
  • Risorse;
  • Vista del Gantt;
  • Orario di lavoro;
  • Percorso critico.

Oltre al nome delle attività, dunque, vanno immesse informazioni inerenti la durata stimata delle stesse, procedendo con l’indicazione della data di inizio e fine dei lavori, ma anche con le diverse correlazioni tra di esse, specificando quali vanno eseguite per prime e quali sono invece consequenziali.
Vengono poi assegnate le risorse e definiti gli orari di lavoro, impostati di default dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 17, e identificate le attività che avranno un maggiore impatto sulla realizzazione dell’intero progetto.
Infine, è possibile consultare il relativo grafico di Gantt, costituito da barre che rappresentano le varie attività e da frecce che ne indicano le dipendenze.

Dopo l’immissione dei dati da parte dell’utente, Microsoft Project procede nella cosiddetta programmazione automatica, che completa il progetto sulla base delle informazioni acquisite, e arricchite dalle diverse relazioni tra le attività.

Il lavoro di messa a punto del progetto può considerarsi terminato: a questo punto non resta che controllare lo sviluppo delle fasi di lavoro e di intervenire secondo la direzione analitica indicata da questo prezioso strumento di lavoro.

 


Microsoft Project è lo strumento perfetto per tutti i tuoi progetti - Ultima modifica: 2019-01-26T07:30:52+00:00 da Maria Grazia Tecchia

Giornalista, blogger e content editor è un’esperta di tecnologia, digitale e scrittura. La passione per la tecnologia l'ha portata ad essere un'esploratrice di tutti i nuovi dispositivi dai pc agli smartphone ha sempre avuto la passione a smontare di tutto, per cercare di capirne il funzionamento.

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