ECM Kyocera: Produttività, mobilità e sicurezza per le imprese italiane

L’Enterprise Content Management è la chiave per la trasformazione digitale delle aziende e grazie alle competenze Kyocera diventa lo strumento fondamentale per l’innovazione aziendale

L’ECM (Enterprise Content Management) in realtà esiste da sempre, perché è connaturata alla vita delle imprese la necessità di gestire, archiviare e monitorare dei contenuti, anche semplicemente dei documenti, come le fatture. “L’ECM esiste da sempre – ha sottolineato Andrea Contarini, Marketing Director, Kyocera Document Solutions Italia – ma negli ultimi due anni per via della fatturazione elettronica, della pandemia, delle normative sull’archiviazione ha assunto una rilevanza tutta inedita”.
L’ECM può essere definito come un approccio sistematico alla gestione dei documenti per tutto il loro ciclo di vita.
La ragione principale per implementare una soluzione ECM è quella di rendere le attività aziendali più efficienti. Eliminando la dipendenza dai documenti cartacei e organizzando le informazioni in base alle loro esigenze, le aziende possono semplificare e snellire i processi di lavoro.
Ma ci sono anche altri vantaggi. “Le soluzioni ECM – ha spiegato Contarini – sono sempre più strategiche perché aiutano le aziende a migliorare il servizio clienti, aumentare la produttività e minimizzare i rischi legati alla sicurezza.
Poter accedere e distribuire le informazioni senza interruzione è la chiave per rendere tutti i processi aziendali più efficienti”. Andrea Contarini, Marketing Director, Kyocera Document Solutions Italia ci spiega meglio il mondo ECM, in questa intervista.

Perché l’Ecm è fondamentale per le aziende oggi?

“Oltre il 90% del patrimonio informativo aziendale oggi è composto da informazioni non strutturate, dalle quali spesso dipendono processi e decisioni strategiche. Per questo è più che mai importante utilizzare tecnologie intelligenti di ECM per potenziare i dati e governare la complessità. Saper strutturare le informazioni e i processi documentali è strategico per diventare un’azienda data-driven. I dati e le informazioni crescono a velocità senza precedenti, è assolutamente necessario adottare misure concrete per gestire e sfruttare al meglio questa enorme quantità di dati. Il primo passo è quello di disporre di contenuti digitalizzati e di poter accedere alle informazioni giuste al momento giusto per aumentare la produttività, ridurre i costi e gli sprechi e mitigare i rischi. Il tutto per offrire ai propri clienti un servizio sempre migliore e un time-to-market veloce e puntuale. Questo in linea generale, nella realtà poi le ragioni possono essere diverse da azienda ad azienda e anche da funzione a funzione. Oggi le soluzioni ECM vengono utilizzate diversamente dall’ufficio personale e dall’amministrazione e i vantaggi sono differenti. Tutto dipende dalla struttura aziendale, che viene analizzata da Kyocera Document Solutions nella fase iniziale, per capire come sono organizzati i processi e in che modo migliorarli”.

Quali sono i vantaggi di dotarsi di una soluzione Ecm?

“La prima funzione dell’ECM è la digitalizzazione dei documenti cartacei, con abbattimento dei relativi costi di gestione. Proprio perché spesso il punto di partenza sono i documenti cartacei e un ECM non ne può prescindere, Kyocera Document Solutions gioca un ruolo da protagonista assoluto nel settore della pubblica amministrazione, con il nostro parco installato di oltre 65.000 multifunzione siamo spesso all’origine di ogni processo di digitalizzazione. Ma i vantaggi vanno ben oltre la digitalizzazione e l’archiviazione dei documenti. Una soluzione ECM riduce anche i tempi, i costi e la complessità associati alla gestione dei documenti, in particolare quelli che per tutto il ciclo di vita richiedono di essere conservati secondo normative precise. Disporre di un’unica repository per tutte le informazioni aziendali significa anche abbattere il rischio di perdita e deterioramento dei documenti. Inoltre, consente un accesso più rapido ed efficiente al patrimonio informativo aziendale, che può essere fruito anche da remoto. La fruizione da remoto insieme al controllo sulla produzione, l’editing e la gestione delle versioni dei documenti da un lato favorisce la collaborazione, dall’altro limita l’errore umano e assicura che vengano utilizzati solo documenti approvati. Il risultato è una maggiore efficienza dei flussi di lavoro e un miglioramento della produttività. Altri vantaggi possono derivare dal tipo di archiviazione scelta. Oggi è in corso una vasta discussione sull’archiviazione dei dati: se deve essere in cloud o locale. Certamente il cloud velocizza ogni operazione e offre grandi vantaggi, in termini di archiviazione, backup, restore, anche se alcune imprese, per motivi organizzativi propri, preferiscono ancora l’on-premise. Bisogna dire però che all’abbassarsi dell’età dei dirigenti si alza il favore e la fiducia accordata al cloud anche perché i vantaggi sono molti. Se all’ECM si associa il cloud si ottiene il massimo”.

 

In quanto tempo si può stimare il ritorno dell’investimento?

“Certamente il ritorno sull’investimento è rapido e significativo, ma i valori variano a seconda delle imprese e dei loro obiettivi, in base a quanto profondamente decidono di utilizzare la soluzione. Per esempio, un’impresa che decida di trasformare in digitale tutto il suo archivio cartaceo, se questo fosse consistente, potrebbe avere un risparmio notevole dall’eliminazione dell’affitto di capannoni dedicati all’archivio, pensiamo alle Utility che generano tonnellate di carta per i magazzini. Altre organizzazioni potrebbero decidere di dotare della soluzione ECM solo una divisione o solo un ufficio con dinamiche sul ritorno degli investimenti che saranno diverse. Sicuramente tutti beneficiano di una maggior efficienza e di un minore monte ore da dover dedicare ad operazioni ripetitive, questo libera delle risorse che possono essere impiegante in attività di maggior valore. Poi bisogna considerare che chi sceglie l’archiviazione in cloud beneficia dei vantaggi propri di questa piattaforma, come il fatto di pagare solo per lo spazio che utilizza, che può essere aumentato o ridotto in base alle esigenze dell’azienda. Questa estrema flessibilità migliora ulteriormente la velocità del ritorno sull’investimento. Per capire esattamente il ROI noi offriamo una consulenza approfondita in fase di prevendita che va ad analizzare i flussi aziendali per proporre la soluzione più adatta, ma anche per mostrarne i benefici economici. Ogni azienda ha le sue peculiarità e proprio la loro comprensione e applicazione è uno dei vantaggi dell’approccio consulenziale Kyocera.”

Ci sono soluzioni anche per le medie aziende che costituiscono il tessuto principale dell’economia italiana?

“Le nostre soluzioni di ECM si applicano a tutti i settori e dimensioni aziendali. Se è facile immaginarne l’utilizzo all’interno di grandi aziende o settori come la Pubblica Amministrazione o la sanità, dove la digitalizzazione documentale è un processo necessario e inarrestabile, dobbiamo pensare che tutte le aziende, anche le Pmi, possono avvantaggiarsi di sistemi in grado di trasformare le informazioni in contenuti strutturati, basilari per prendere decisioni informate e consapevoli.
Fra le soluzioni, cito volentieri Kyocera Capture Manager (KCM) e Kyocera Smart Information Manager (KSIM), soluzioni per la dematerializzazione, cattura, elaborazione e ricerca di documenti, e Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM), soluzioni di ECM all’avanguardia per la gestione professionale dei contenuti aziendali (soluzione Enterprise). Soluzioni che archiviano automaticamente i documenti sulla base dei criteri impostati dagli utenti, indipendentemente dall’origine o dal formato, consentendo di archiviare, condividere e gestire con la massima sicurezza e semplicità documenti in formato elettronico e cartaceo da un pool di documenti centralizzato. L’esperienza consolidata nell’ambito della PA, che da sempre guida l’innovazione tecnologica in Italia, ci ha permesso di elaborare un approccio consulenziale idoneo anche nelle medie e piccole imprese. La consulenza anche in questo ambito è fondamentale perché gli esperti Kyocera sono in grado di comprendere a fondo le esigenze di una Pmi italiana e disegnare una soluzione su misura. Questo è proprio un nostro punto di forza, ovvero la capacità di adattare al mercato italiano e alla specifica azienda le soluzioni estremamente performanti che abbiamo in portafoglio. La localizzazione e personalizzazione sono fondamentali in una nazione come l’Italia che ha la più complessa normativa fiscale e documentale, grazie all’esperienza e alle competenze interne chi si rivolge a noi può contare su un partner con tecnologia e visione internazionale, ma con approccio e competenze locali.”

 

Con la Pandemia il nostro mondo è diventato più digitale in poco tempo, in che modo l’Ecm ha giocato un ruolo importante in questa accelerazione digitale?

“La pandemia ha sicuramente accelerato diversi processi già in atto e il digitale si è rivelato l’unico strumento per garantire alle aziende la continuità di business. Abbracciare la trasformazione digitale (se non era già stato fatto) è stata la condizione necessaria per rimanere competitivi e sopravvivere. In questo contesto, avere a disposizione strumenti in grado di garantire la flessibilità del lavoro, favorire la collaborazione tra i team e consentire l’accesso alle informazioni e ai documenti per svolgere le proprie attività ovunque e in qualsiasi momento, ha decisamente svolto un ruolo basilare nel permettere alle aziende di continuare a essere produttive.”

Il lavoro ibrido sarà sempre più diffuso, in che modo le soluzioni Kyocera possono aiutare a creare uno spazio di lavoro efficace?

“Confermiamo questo trend. Nel 2021 abbiamo collaborato alla realizzazione del report “Reshaping Productivity” di The Economist Intelligence Unit. L’obiettivo era analizzare le implicazioni del lavoro a distanza su organizzazioni, dipendenti e produttività. Due terzi dei business leader hanno detto che il lavoro a distanza continuerà in qualche forma oltre la pandemia, con il 39% degli intervistati che ha assistito a un aumento della produttività da quando la pandemia ha forzato l’adozione di pratiche di lavoro a distanza. Lo studio ha trovato una forte correlazione positiva tra l’aumento della produttività e il supporto dei dipendenti nell’adozione di strumenti digitali, come tool di collaboration, soluzioni per i workflow digitali e applicazioni per la gestione dei progetti online. Le aziende che hanno investito negli strumenti giusti per consentire ai dipendenti di lavorare da casa ne stanno sicuramente beneficiando in termini di aumento della produttività, business continuity, resilienza aziendale e innovazione dell’ambiente attuale. Ed è ciò che fanno le soluzioni Kyocera a supporto dei nuovi ambienti di lavoro ibridi.”

Se dovesse convincere un’azienda a fare il primo passo verso l’Ecm cosa direbbe?

“Chiederei al mio interlocutore se ha il controllo delle informazioni e dei dati che circolano in azienda. Da questa domanda è semplice comprendere qual è la maturità tecnologica di un’azienda e se esiste la consapevolezza dell’importanza del dato.”

Quali sono i tre principali punti di forza delle vostre soluzioni Ecm?

“Efficienza, affidabilità, sicurezza.”

Gestire i contenuti aziendali offre grandi vantaggi, ma non espone anche a rischi per la sicurezza? Più dati sono in digitale più ci si espone, si aumenta il perimetro attaccabile. Come si può sviluppare la digitalizzazione mantenendo i dati al sicuro?
“Rendere i file digitali accessibili online espone a rischi intrinseci. Per questo occorrono meccanismi per garantire la sicurezza dei contenuti, ad esempio consentendo solo alle persone autorizzate di poter creare, aggiornare e/o cancellare particolari documenti. E gli amministratori dovrebbero essere in grado di monitorare i flussi di informazioni per tracciare la salute digitale dei dati. Bisogna poi considerare che non digitalizzare non elimina i rischi come quelli di incendi, inondazioni o furti, anzi alcuni di questi possono essere annullati proprio dall’ECM.
L’ECM mitiga, in ogni caso, i rischi derivanti dal digitale gestendo la fiducia e la sicurezza. Per cominciare, autentica le persone che cercano di accedere a un archivio, assicurandosi che siano chi dicono di essere. Una volta che gli utenti sono autorizzati ad entrare, l’ECM gestisce i controlli di accesso ai singoli file e/o cartelle, determinando chi può creare, leggere, aggiornare ed eliminare i vari file. Tutte le interazioni sono registrate e gli amministratori possono disporre dei dati per monitorare e verificare i flussi documentali.
Per mitigare anche i rischi che derivano dalle nuove modalità di lavoro ibrido, le soluzioni ECM moderne incorporano sempre più spesso funzionalità zero-trust che si basano su AI, telemetria e monitoraggio continuo delle reti aziendali per rilevare i rischi in tempo reale, prima che possano avere un impatto sulle attività.”

Le aziende hanno una storia, sistemi stratificati, diverse soluzioni già in funzione. Una soluzione Ecm deve potersi integrare con tutto il preesistente, è possibile farlo?

“Le soluzioni Kyocera si integrano perfettamente in tutti gli ambienti di stampa aziendale, anche se composti da dispositivi di diversi vendor. I sistemi multifunzione presenti nelle organizzazioni diventano dei veri hub per la gestione e distribuzione delle informazioni. Anche in questo ambito possiamo sottolineare una nostra peculiarità, ovvero la capacità di connettersi a qualunque tecnologia e a qualunque hardware. La nostra grande esperienza nei multifunzione ci consente di gestire al meglio ogni parco macchine e ogni strato software per garantire la piena compatibilità dei sistemi.”

Digitalic per Kyocera Document Solutions