Guida all’Enterprise Content Management: la tecnologia più potente per la trasformazione digitale
L’Enterprise Content Management (ECM) forse non vanta il nome più affascinante nel mondo della tecnologia, non guadagna le prime pagine dei giornali generalisti, ma indubbiamente è lo strumento più potente per la trasformazione digitale, quella vera: quella che cambia il modo di funzionare delle aziende, che offre nuove risorse in termini di tempo e denaro, che garantisce strumenti utili nell’attività di tutti i giorni.
Sia chiaro, fare la scansione dei documenti non è ECM, non è nemmeno gestione documentale, non c’è nulla di innovativo. Trasformare un foglio in un PDF non cambia i processi aziendali, non facilita la gestione e distribuzione delle informazioni. Un sistema ECM è molto di più, non solo archivia in maniera intelligente, secondo criteri stabiliti dall’azienda, ma indicizza anche i documenti per una ricerca veloce e quello che conta di più è che rende le informazioni accessibili, fruibili e le mette a disposizione di ogni dipartimento generando un grande valore da ciò che già esisteva, ma che non era strutturato. Inoltre, permette di automatizzare i flussi di lavoro, velocizzando il “go to market” e consentendo alle risorse aziendali di focalizzarsi sul proprio “core business”. Assicura la sicurezza delle informazioni e della conservazione, nonché la governance dei dati tutelati dal GDPR.
Non da ultimo riduce drasticamente gli sprechi di tempi e costi, quest’ultimi anche legati agli spazi di archiviazione che pososno essere convertiti in sale riunioni oppure nuovi uffici.
L’impatto dell’ECM (Enterprise Content Management) è radicale sulle imprese, perché tutte le aziende, indistintamente, gestiscono documenti e contenuti, è un’innovazione che riguarda tutti e, soprattutto, permette di diventare data-driven, creando un nuovo modello di business basato sui dati per cogliere nuove opportunità.
L’ECM può essere definito come un approccio sistematico alla gestione dei documenti per tutto il loro ciclo di vita.
Quando si guarda alla trasformazione digitale spesso ci si sofferma sulle tecnologie più “esterne”, ma il vero cambiamento di un’impresa arriva da dentro, dalla sua organizzazione, dal suo modo di raccogliere e utilizzare efficacemente le informazioni. Migliorare questa funzione così fondamentale garantisce dei vantaggi ad ogni ufficio, ad ogni processo. Si tratta di uno strumento potente che trasforma la vita digitale delle imprese. Bisogna solo conoscerlo meglio per capire quanto può fare.
Buona Lettura!
Francesco Marino
Giornalista esperto di tecnologia, da oltre 20 anni si occupa di innovazione, mondo digitale, hardware, software e social. È stato direttore editoriale della rivista scientifica Newton e ha lavorato per 11 anni al Gruppo Sole 24 Ore. È il fondatore e direttore responsabile di Digitalic
