Futurap Si chiama Time Management, è la pratica che organizza il tempo in modo da rendere le attività proficue, ordinate e utili a un intero progetto. Ecco cosa possiamo fare per aumentare la nostra produttività senza cadere nel caos dell’iper stimolazione da connessione di Futura Pagano* Il time management è in assoluto l’attività più difficile […]
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Si chiama Time Management, è la pratica che organizza il tempo in modo da rendere le attività proficue, ordinate e utili a un intero progetto. Ecco cosa possiamo fare per aumentare la nostra produttività senza cadere nel caos dell’iper stimolazione da connessione
di Futura Pagano*
Il time management è in assoluto l’attività più difficile per un project manager, che per definizione deve organizzare il proprio tempo e quello delle risorse per far procedere i progetti. Il digitale da un lato può rendere più caotica l’attività lavorativa: essere sempre connessi, always on, spesso ci rende assoggettati a un surplus di stimoli esterni difficili da controllare e governare. Questo può generare un senso di straniamento da un lato (o la perdita di sensibilità agli stimoli), dall’altro una sorta di dipendenza da “up to date”: siamo a disagio senza connessione, senza un device che ci renda costantemente aggiornati su tutto quello che succede nei nostri ambienti sociali, senza avere la possibilità di lasciare traccia della nostra esistenza.
Nel suo progetto di ricerca “Digital Detox”, Alessio Carciofi ci dà i connotati di una vera e propria sindrome, detta Fomo: letteralmente “fear of missing out”, si tratta della paura spasmodica di perdersi qualcosa, di essere tagliati fuori.
Generata dalla troppa “connettività”, ci riporta a un eccesso di “presenzialismo”. Tutto nasce con i device mobile, veri e propri prolungamenti dei nostri arti che, sempre con noi, ci portano a riconsiderare il tempo dedicato alle nostre attività: “favoriscono una nuova nozione del tempo, perché permettono la stratificazione di più attività nello stesso momento” (Sherry Turkle, Insieme da soli).
Alessio nel suo libro suggerisce come soluzione il “digital detox”: insieme di attività organizzate finalizzate a “disconnettersi per poi riconnettersi”.
Il suo è un vero e proprio allarme che ci vuole mettere in guardia rispetto a quella che nel nostro Paese sembra già una realtà preoccupante: “In Italia sono circa 2 milioni i lavoratori a rischio tecnostress, fonte generatrice di ansia, ipertesione, insonnia, attacchi di panico, disturbi alla memoria, calo della concentrazione e disturbi nelle relazioni con il partner. Si stima che un utente in media controlli il proprio telefono cellulare almeno 150 volte al giorno. Non solo. Sul lavoro si impiegano 120 minuti in più per recuperare il tempo dalle distrazioni dei media digitali”.
Davanti a quella che sembra una vera e propria sindrome da stress, prendersi del tempo per staccare del tutto la spina (o la wifi) ha tutta l’aria di essere la prima ipotesi plausibile. Ma cosa possiamo fare per prevenire la Fomo?
Dominare la tecnologia, invece che essere dominati, è ancora possibile? Essere dipendenti da qualcosa è una scelta personale. Non sempre facile, dato che le dipendenze possono portare ad assuefazione, ma molto importante se si tratta di benessere, il nostro e di chi lavora e vive con noi. Ritorniamo quindi al time management: cosa possiamo fare per aumentare la nostra produttività senza cadere nel caos dell’iper stimolazione da connessione?
Eccovi tre buone pratiche che sto provando da qualche mese per la mia attività di digital project manager e che stanno portando dei benefici:
1. Svegliarsi presto la mattina
Le prime ore del giorno sono le più preziose. Lo ripete come un mantra il protagonista di Shining del mitico Stanley Kubrick. Citazioni cinematografiche a parte, tempo fa ho letto un articolo su Huffington Post, intitolato “Perché mi sveglio ogni mattina alla 5.30”, in cui l’autrice faceva una lista delle sei attività per cui varrebbe davvero la pena ricavarsi del tempo perché hanno, notoriamente, un impatto positivo su stato d’animo, produttività e (inoltre) anche sul nostro livello di felicità. Allora la mattina presto è l’unico momento in cui possiamo più facilmente ricavarci del tempo per leggere, prenderci un attimo per riflettere e passare in rassegna le attività da portare a termine. Questa attività ci darà una sensazione di calma e appagamento, ci porterà nel mood giusto per affrontare la giornata e ci permetterà di dedicarci a qualcosa che fa bene al nostro spirito: la lettura. Consiglio: leggi rigorosamente offline o spegni le notifiche da email e social network. Puoi farlo facilmente usando dei tool di content curation per archiviare le cose da leggere, per poi ritrovarle aggregate e offline: Flipboard e Pocket, ad esempio.
2. Task management
I grandi progetti sono fatti da micro attività. E queste possono diventare così tante che governarle, anche solo metterle in fila, diventa un talento e un’attività onerosa in termini di tempo. Ma ci possiamo aiutare mettendo in attivo piccole pratiche di task management. Si tratta di una vera e propria specialità del project management. A seconda della complessità dei nostri progetti potremo scegliere lo strumento adeguato alla gestione dei task: partendo da semplici “to do list” giornaliere, da compilare su carta, fino ad arrivare a software che ci permettono di stabilire non solo una lista delle attività, ma anche il tempo stimato per svolgerle, il peso di ognuna all’interno del progetto e la persona a cui assegnarne la responsabilità.
3. Ridurre la dipendenza da email
Strumenti come Asana, Trello e i software di project management non solo aiutano a distribuire le attività in un team, ma hanno anche il merito di ridurre le comunicazioni tra i membri via email. Un’altra cosa che ho letto nel libro Digital Detox, che mi ha lasciata letteralmente senza fiato, è che nel 2013 uno studio di Mc Kinsey Global rivela che un “lavoratore digitale medio” impiega circa 11 ore a settimana a gestire la sua posta elettronica. Inoltre questa attività sarebbe diventata talmente pervasiva da indurre in alcuni soggetti una sorta di “apnea da email”: quando leggiamo le email tratteniamo involontariamente il fiato (Linda Stone).
4. Salvaguardare il weekend
Concediamoci anche solo un giorno a settimana per ricaricare le energie. Lavorare nel weekend non farà di noi dei supereroi dello stacanovismo, ma ci renderà solo più stanchi e deconcentrati durante la settimana che segue. Passare anche solo una giornata con smartphone offline e portatile spento ci aiuterà a stabilire la giusta distanza tra noi stessi e le attività lavorative, che sono solo una parte della nostra vita.
* Futurap è Futura Pagano, salentina amante della buona cucina, della rete e del pensiero laterale. Mi occupo di comunicazione e di social collaboration, aiutando le aziende a scoprire e a cogliere tutte le opportunità del digitale e del web 2.0. Sono consulente per agenzie di social media marketing, redattrice per testate di settore hi-tech, con un passato in Egorego, Coldiretti, Wunderman – network di agenzie internazionali specializzate in digital marketing.Oggi freelance, docente e project manager di una scuola di formazione sulle discipline del digitale.
