Organizzare un evento di successo si può, se lo si vuole veramente, solo che bisogna essere pronti a rivedere le proprie convinzioni, a prendere decisioni che possono essere scomode e soprattutto essere umili, sì…. ci vuole umiltà e una visione corretta di sé stessi quando si chiede alle persone di lasciare quello che stanno facendo per seguire il vostro evento. Oltre alle tecniche organizzazione eventi, ci vuole buon senso

Come organizzare un evento di successo

Come organizzare un evento di successo: siate disposti a cambiare

Come organizzare un evento di successo: che sia un evento

Lo dice la parola un evento dovrebbe essere un evento, cioè qualcosa di memorabile, altrimenti si chiamerebbe “riunione tra amici”. Dovreste pensare “cosa le persone non potranno dimenticare del mio evento”, “c’è qualcosa che, sul serio, senza raccontare bugie a voi stessi, si poteranno con sé gli spettatori?” Se non c’è trovatelo subito.

La prima regola per organizzare un evento di successo

L’evento è per chi ci va, non per chi l’organizza

Questa è la regola fondamentale per organizzare un evento di successo, da cui derivano tutte le altre.

Se organizzate un evento lo fate per chi lo seguirà. Se lo fate principalmente per voi stessi meglio ritrovarsi nella mensa aziendale.

Chiedere a delle persone di partecipare significa occupare una parte della loro giornata, ogni presenza ad un evento è la rinuncia a qualcos’altro. Quindi se volete organizzare un evento non dovete pensare a ciò che fa piacere a voi, ma quello che può piacere a chi dovrà venire.
Ogni volta che avete un dubbio su un qualsiasi aspetto dell’evento chiedetevi “cosa preferirebbe il signore pico pallo che viene al mio evento?”.
Ho assistito a più di 1.500 eventi, o presunti tali, anche ad alcuni in cui per 10 ore parlavano solo manager della stessa azienda organizzatrice dicendo tutti sostanzialmente le stesse cose. Non c’era nessun motivo per ascoltarli dopo il 2° speaker, la gente in sala ha assistito (chi ce l’ha fatta) solo per educazione o per interesse, ovvero stando lì, sopportando questo supplizio, sperando di avere qualche considerazione in più. Ecco, voi cosa vorreste? Che la gente rimanga lì odiando l’evento, ma sperando in un qualche vantaggio? Penso di no, voi volete che la gente ami il vostro evento che esca con una considerazione migliore di voi o della vostra azienda.

Come organizzare un evento di successo

Come organizzare un evento di successo: pensate sempre agli spettatori

Tecniche organizzazione eventi

Cercate di individuare bene il target del vostro evento. Chi volete che lo segua? Amministratori delegati, tecnici, designer, responsabili marketing ecc. date a queste persone almeno un buon motivo per venire.
Perché dovrebbero lasciare quello che stanno facendo per venire da voi? C’è un motivo per il quale queste figure debbano investire il loro tempo per partecipare al vostro evento?
Il vostro compito principale è proprio questo: creare il motivo per il quale valga pena esserci. Questo motivo non può che essere il contenuto, quello che direte, come lo direte, dove lo direte e quello che accadrà all’evento.

Fate qualcosa di memorabile e se non siete in grado di farlo da soli, fatevi aiutare da qualcuno che lo ha già fatto.

Come organizzare un evento di successo

Come organizzare un evento di successo: fate qualcosa di memorabile

Organizzare un evento di successo: con o senza professionisti?

Se non avete tempo, non avete le competenze o pensate di aver bisogno d’aiuto potete rivolgervi a chi di mestiere fa eventi: agenzie; esperti di comunicazione; case editrici; presentatori.
La cosa importante è scegliere sulla base di quello che vi piace: guardate gli eventi che queste realtà hanno già organizzato, se potete partecipate ad uno dei loro eventi, se vi piace ok, fanno per voi.
Verificate che l’evento si farina del loro sacco, è possibile che agenzie e professionisti spaccino per loro idee che sono magari del cliente o facciano passare un’organizzazione perfetta (fatta da altri) per propria…
Come fare a riconoscere gli “impostori”? Guadate più di un loro evento, cercate di capire se ci sono elementi ricorrenti, al di là del tema trattato, o dell’azienda protagonista e poi fate domande, non abbiate remore siate sfacciati, state per affidare i vostri soldi e la vostra immagine a questo professionista, dovete essere sicuri che l’investimento sia ben riposto.

Come organizzare un evento di successo

Come organizzare un evento di successo:. scegliete dei professionisti

La scelta degli speaker per un evento

Se siete un’azienda e organizzate un evento far parlare solo manager della vostra azienda probabilmente questa non è la scelta più azzeccata (ricordare la regola n.1 per organizzare un evento di successo?). L’evento non deve essere la rappresentazione del vostro organigramma.
Fatevi un esame di coscienza e fate un esame di “public speaking” ai dirigenti: il manager in questione è il miglior speaker possibile su quell’argomento? Se la risposta è sì, evviva avete vinto, dategli un microfono e il palco.
Se la risposta è no, fate un bagno di umiltà e chiamate qualcun altro.

Dovete far parlare per forza solo manager della vostra impresa altrimenti vi licenziano? Valutate seriamente se andare a lavorare da un’altra parte, forse quel posto non fa per voi. Se invece volete rimanere lì, allora fate bene le vostre considerazioni, soprattutto sulla gestione del tempo. Non sempre al più altro in grado va assegnato il tempo maggiore.
Cercate i talenti, anche all’interno della vostra azienda, battetevi per far parlare chi ha questa dote, non solo chi ha una carica.

Organizzare un evento di successo con speaker esterni

Chiamare uno speaker esterno per il vostro evento può portare un grande valore, vi costerà dei soldi, ma potrebbe essere decisivo per la buona riuscita e per convincere le persone a venire. In questo caso pretendete che lo speech sia inedito, non la copia di quello che lo speaker ha già detto in un altro evento, altrimenti il valore che porterà al vostro sarà più basso:. le persone possono già aver sentito quelle cose o per esempio possono aver visto il video e avere poco interesse a riascoltare tutto..
Se nel vostro percorso per l’organizzazione di un evento di successo chiamate un relatore esterno “sfruttatelo”: non fatelo venire lì per parlare 5 minuti solo perché non avete spazio in scaletta, dato che devono parlare 23 manager dell’azienda. Le persone che vengono per il relatore di prestigio rimarranno deluse, avranno l’impressione di essere state ingannate, che abbiate usato quel nome come uno specchietto per le allodole, perché è questo che avrete fatto. Tanto più che 5, 10, 15 o 20 minuti vi costeranno la stessa cifra.

Come organizzare un evento di successo

Come organizzare un evento di successo: chiamate degli speaker esterni

La scelta della location per l’evento di successo

La location può essere determinante per il successo di un evento, può costituire uno dei quegli elementi memorabili che trasformano la vostra iniziativa in un vero evento. Per avere questo effetto dovrà essere esclusiva, il che non significa per forza che dovrà essere un albergo a 5 stelle, anzi…

Gli alberghi sono accessibili a tutti, anche cercate qualcosa di diverso, magari in linea con il tema dell’evento. Se il vostro evento parla di innovazione fatelo in una location che trasmetta questa cosa, se si punta su integrazione fra tradizione e futuro, scegliete un luogo che integri questi due elementi.
Per farvi un’idea della location disponibile per organizzare un evento e avere anche un’idea dei prezzi potete visitare www.whataspace.it, www.meetingecongressi.com, www.locationamilano.it.

Per scegliere la location, oltre alle caratteristiche “tecniche” come capienza, infrastrutture ecc. tornate alla regola n. .1: che cosa preferiscono le persone che dovranno venire all’evento?
In genere le persone chiedono location affascinanti, ma preferiscono la comodità. Quindi sbizzarritevi nel trovare un posto stravagante, affascinante, inedito, ma non dimenticate: parcheggio a volontà e mezzi pubblici. Pensate anche al “worst case scenario”. Se le cose vanno male? Se piove, la location va bene lo stesso? O bisogna pensare ad un’alternativa d’emergenza?
Non sottoponete i vostri utenti a viaggi improponibili, mettetevi sempre nei loro panni, voi lo fareste? Andreste ad un evento organizzato a quell’ora in quel posto? Chiedetevelo sempre, la risposta in genere è quella giusta.

Come organizzare un evento di successo

Come organizzare un evento di successo: la location può essere fondamentale

Organizzare un vento di successo: rispettate gli orari

Avete convinto un certo numero di persone a venire al vostro evento, bravi. Ora abbiatene cura e rispettateli a cominciare dal tempo che vi dedicano. Se avete scritto che l’evento inizia alle 15.00 e finisce alle 18.00.
Gli orari sono una promessa che fate ai vostri invitati, e come ogni promessa va mantenuta.

Molti fanno iniziare l’evento più tardi rispetto all’orario annunciato, perché ci sono ritardi per via di un improvviso ingorgo: c’è sempre un ingorgo, ci sarà sempre qualcuno che è in ritardo, ma non è giusto, nel rispetto di chi è arrivato in orario, aspettare chi invece non lo è. Anche se decidete di iniziare più tardi dovete sempre, sempre, sempre, terminare in orario. Tutti i minuti che lasciate passare prima di partire con l’evento dovranno essere recuperarti per liberar le persone all’orario che avete promesso, non importa cosa dovrete fare o a chi dovrete togliere il tempo: l’evento deve finire in orario.

Voi non sapete a cosa le persone hanno rinunciato per venire da voi e non conoscete gli impegni successivi, non potete rubare loro minuti preziosi o addirittura ore, come a volte capita. Inoltre sarebbe controproducente: la prossima volta i vostri spettatori potrebbero non venire perché sanno che l’evento potrebbe dilungarsi.

Il periodo migliore per organizzare un evento di successo

Molti organizzano il proprio evento tra aprile e giugno: il tempo è bello, probabilmente non pioverà e tutto sembra più facile, ma attenzione non lo è.
Quel periodo è pieno di eventi, la competizione è alta e convincere il vostro utente ideale e venire da voi e non da altri sarà più difficile, dato che l’offerta è maggiore.

Dovete pensare che le figure che vi interessano non vivono per andare agli eventi, fanno altro, ed è per questo che voi li volete al vostro. Quindi se decidono di investire del tempo per seguirne uno probabilmente non ne seguiranno altri in quella settimana o in quel mese.
Quindi valutate se non è meglio spostarsi su altri mesi, meno affollati, per avere meno concorrenza. Magari non è possibile, ma pensateci. È la storia del Mare Rosso e dell’Oceano Blu.

Organizzare un evento di successo. Le iscrizioni

Un evento di successo non inizia nel momento in cui si accedo le luci: inizia quando mandi il primo invito.
Fallo chiaro, spiega esattamente dove si trova la location, chi parlerà e di cosa, indica il parcheggio più vicino e non mentire, se si trova a 800 metri non dire che è 400 come fanno gli alberghi con la distanza dalla spiaggia. puoi verificare tu stesso: controllare le esatte distanze è facile con Google Maps, quindi dì la verità.

Se il parcheggio nella zona della location è difficoltoso avvisa i tuoi inviatati e magari dagli un’idea del tempo che normalmente ci vuole per trovate posto in zona. Tu sarai andato qualche volta alla location, almeno peri l sopralluogo, quanto tempo ci hai messo a trovare parcheggio? Indicalo anche ai tuoi utenti così non arriveranno in ritardo all’evento e apprezzeranno l’informazione.
Il processo di iscrizione all’evento deve essere semplice, preciso ed efficace, ci sono siti che lo fanno da tempo e lo fanno molto bene, se non puoi creare un tuo sistema altrettanto efficace affidati a questi servizi.
Eventbrite è il più famose, e probabilmente anche il migliore, gestisce sia eventi gratuiti che a pagamento (in questo caso trattiene una percentuale). È facile iscriversi e per te sarà facile fare il check-in degli ospiti. Loro si porteranno dietro il biglietto si carta o sul telefonini e a te basterà fare la scansione del QRcode del biglietto con uno smartphone e l’apposita applicazione di Eventbrite organizzatore.
Eventbrite automatizza anche gli avvisi e ricorda 24 ore prima l’orario, l’indirizzo e riallega il biglietto, nel caso qualcuno se lo fosse perso. Genera anche la lista degli iscritti ed eventualmente i badge da distribuire. Terrà tracci anche degli orari di ingresso, vi serviranno per il prossimo appuntamento.

Organizzare un evento di successo grazie ai social

I Social network sono fondamentali oggi per organizzare un evento di successo: servono per far conoscere l’evento, possono coinvolgere persone interessanti per voi con le quali però non avete contatti diretti o non avete l’email. Usateli per annunciare l’evento, postate pillole dei contenuti che la gente potrà vedere, mostrare gli speaker che avrete, pubblicate foto della location (se lo merita) e usateli per fare la diretta social dell’evento.
Sempre di più gli eventi vivono oltre la sala in cui si svolgono e le persone ne hanno un’idea da come se ne parla sui social e soprattutto se se ne parla.
Se pensate di fare la diretta social del vostro evento allora dovrete ideare un hashtag, un nome che lo renda riconoscibile sui sociale e che possa essere usato per vedere in un colpo solo tutte le conversazioni che lo riguardano.
Le regole per creare un buon hashtag sono facili:
1) deve essere unico, evitate il rischio di essere confusi
2) deve essere breve, non c’è più il limite dei 140 caratteri su Twitter, ma è meglio non imporre hashtag difficili da ricordare e lungi da digitare.
3) Mai, mai fare il doppio hashtag tipo #nomeevento #italy. Siamo chiari nessuno userà il doppio hashtag e alla fine sarà per voi difficile misurare l’impatto social che avete avuto. E poi perché mai avreste bisogno di un doppio hashtag, a cosa serve? Se volete specificare che il vostro è la versione Italiana di un’iniziativa che si svolge in altri paese potete semplicemente fare #nomeevneto_IT.
Avete optato per la diretta social? Bene, allora ditelo agli spettatori, coinvolgeteli fate in modo che partecipino, dategli soddisfazione, citale i loro post e tweet dal palco, in fondo vi stanno facendo pubblicità, quindi ringraziateli e il modo migliore per farlo e citarli con nome e cognome dal palco.

Come organizzare un evento di successo

Come organizzare un evento di successo: i social sono importanti

 

Organizzare un evento di successo: il pranzo

Se il vostro evento termina alle 13 è buona norma offrire il pranzo, ma che sia un pranzo, non un ressa all’ultimo stuzzichino che obbligherà poi i vostri ospiti a fermarsi in un autogrill per saziarsi.
Se non potete offrire un pranzo adeguato non fatelo, voi risparmierete e i vostri ospiti non avranno l’illusione di mangiare. Ovviamente dovrete dar loro il tempo di fermarsi a mangiare, quindi l’evento non potrà terminare alle 13, ma, in questo caso, non più tardi delle 12. Tenendo conto che difficilmente si può iniziare prima delle 10, se decidete di non offrire il pranzo il vostro evento non può durare più di 2 ore.

Lo stesso vale per la cena, o il famigerato aperitivo. Se l’evento termina alle 20 la gente, giustamente, si aspetta di cenare, se volte fare un aperitivo non dovreste finire dopo le 19.
Vale sempre la regola n. 1: l’evento voi lo fate per chi viene a vederlo, pensate a cosa possono apprezzare di più, se avete individuato quello che possono gradire ma non potete permettervelo non dategli un surrogato raccogliticcio, rinunciate piuttosto e fate qualcos’altro.

Organizzare un evento di successo: pensate alla persona

Per organizzare un evento di successo, in fondo, basta rispettare la regola n. 1: l’evento è per chi ci va, non per chi lo organizza. Ma se trovate la regola astratta, ecco un modo per renderla concreta e per trovare sempre la risposta giusta quando avrete un dubbio.
Immaginate il vostro spettatore ideale, non in generale, proprio concretamente. Il vostro sogno p che venga all’evento l’amministratore delegato dell’azienda XY, allora quando avete un dubbio pensate sempre che cosa lui o lei preferirebbe. Fareste fare a questo amministratore delegato 1 km a piedi dal parcheggio alla location? Se la risposta è no allora non fatelo fare nemmeno agli altri.
Immaginare una persona reale, definita vi porterà sempre a prendere le decisioni giuste.

Avete organizzato un evento di successo: ringraziate tutti

Evviva ce l’avete fatta, avete organizzato un evento di successo. Se questo è avvenuto è stato merito di molte persone: ringraziatele tutte, non costa nulla e ne saranno felici. Le prime persone che dovete ringraziare sono proprio quelle che hanno seguito la vostra iniziativa, mandate una mail, se avete usato Eventbrite saprete esattamente chi è in effetti intervenuto, fategli sapere che avete apprezzato che sia venuto, e iniziate a preparare il prossimo evento!

Come organizzare un evento di successo

Come organizzare un evento di successo: alla fine ringraziate tutti

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